Visste du att forskning visar att en kontorsanställd blir avbruten på jobbet ungefär var tolfte minut och att det kan ta uppemot en kvart att återgå till sina arbetsuppgifter efter avbrottet? När man adderar en hög arbetsbelastning till den vetskapen är det lätt att vi ibland upplever en alltför hektisk arbetsmiljö och stressad situation.
För en tid sedan gick jag en effektivitetsutbildning på mitt dåvarande konsultuppdrag. På kursen pratade vi om att identifiera och minimera tidstjuvar och hur det går att arbeta mer effektivt och skapa en hållbar struktur på jobbet genom verktygen Outlook och OneNote.
Arbeta effektivt i Outlook
Under kursen blev jag förvånad över hur stor del av funktionaliteten i framför allt Outlook som jag inte kände till och jag fick med mig många råd på hur man kan planera smartare, frigöra tid och skapa kontroll. Här tänkte jag dela med mig av några av de tipsen jag fick (främst för dig som använder Outlook).
- Använd uppgiftslistan i Outlook för alla arbetsuppgifter och prioritera och kategorisera dem. Bra exempel på kategorier kan vara; ”viktigt och brådskande” (denna vecka),”viktigt men ej brådskande”,”utveckling”, ”ringa”, etc. Det går även att gruppera uppgiftslistan efter kategori och efter förfallodatum i Outlook.
- Konfigurera din e-postklient att direkt öppna uppgiftslistan istället för din inkorg. På så sätt får du direkt fokus på det som är viktigt.
- Sluta använd postIT-lappar och andra anteckningsblock och övergå till OneNote. På så sätt tenderar inte viktiga notiser försvinna och det går alltid att redigera anteckningarna.
- Hur ofta läser du mail? Kanske räcker det med två-tre gånger per dag för att minimera avbrott. Ta även gärna bort notifikationer och ljud vid nya mail i datorn och/eller mobilen så blir du inte störd varje gång det kommer ett mail.
- Sträva efter att ha en tom inkorg varje dag när du går hem. När du går igenom dina mail, kan du välja på fyra alternativ. Om mailet inte är till någon nytta – släng det. Kan du ta hand om det på mindre än två minuter – gör det direkt. Ska det sparas inför framtiden – arkivera. Innehåller mailet en uppgift – skapa en uppgift i uppgiftslistan.
- Försök att inte ha alltför många arkivmappar. Det blir oftast svårt att veta i vilken mapp som mailet hamnade i till slut. Det kan vara bättre att ha e-post i en arkivmapp och använda sökfunktionen istället för att lägga alltför mycket tid på arkivering.
- Använd cc sparsamt. Skicka endast mail till de som är absolut berörda. Om du får mycket cc går det att via automatiska e-postregler i outlook göra så att alla mail som du blivit cc:ad på hamnar i en egen mapp.
- Planera in tid i din kalender för att utföra dina uppgifter.
- Sätt av 15 minuter varje eftermiddag till att planera för nästa arbetsdag. Gärna 30 minuter på fredagar för att gå igenom nästa veckas planering.
- Ett möte kräver syfte-mål-agenda för att vara effektivt. Skicka alltid med dessa punkter när du bjuder in till möte. Tänk igenom vilka personer som verkligen behöver var med på mötet och vad deltagarna eventuellt behöver förbereda till mötet.
Slutligen – Kom ihåg att det är DU som äger din tid och inte ”alla andra”.
Vill du ha fler smarta tips om hur du blir effektivare i Outlook? Testa MeritGO
/Anna Gustavsson, ekonomikonsult på Meritmind