Vare sig ett företag ska förbättra processer eller komma fram till vart kick-offen ska hållas i augusti så kan en Workshop vara en riktigt bra metod. Kvalitén kan variera beroende på hur väl förberedd workshopledaren och deltagarna är, samt hur väl workshopen genomförs. Jag har både varit workshopledare samt deltagare och det märks tidigt om mötet kommer ge något resultat. Det finns många faktorer som gör en workshop bra eller dålig, men jag tänkte gå in på de tre jag uppfattar som tydligast/viktigast.
Förväntningar: Oftast är det personer med olika roller som på ett eller annat sätt är kopplad till processen/problemet. Vissa är sedan länge medvetna om problemen medan vissa försöker få ett nuläge. Eftersom “alla” har olika förutsättningar så har “alla” oftast olika förväntningar på syftet med mötet och resultatet av mötet.
Tips: Inled med förväntningarna av mötet. Stäm gärna av detta med processägaren/ansvarig innan. “Vi ska idag identifiera kortsiktiga lösningar som hjälper oss förbättra budget2017. Vi kan därför inte gå in på större system-ändringar eller ändringar som är kopplade till kulturen på företaget. Workshopen ska ge konkreta förslag som vi inom en månad ska ta beslut om”.
Nuläget: För att förbättra en process behöver man först kartlägga nuläget. Om inte alla har samma bild över nuläget så är det lätt att diskussioner får fel fokus.
Tips: Ta fram material som visar nuläget av processen. Stäm av med delar av gruppen innan så workshopen inte handlar om hur nuläget ser ut, istället för förbättringar av nuläget. (är syftet med workshopen att identifiera nuläget av en process så kan det finnas bättre metoder).
Resultatet: Om workshopen resulterar i konkreta beslut så kan det vara bra, men vissa beslut behöver värderas mot andra alternativ. Alla personer är olika. Vissa ser resultatet framför sig direkt, andra behöver ta in informationen och väga det mot andra alternativ. Vilket är svårt att göra vid sittande bord.
Tips: Ibland måste man ta beslut direkt, men finns det utrymme så är det värt att boka ett uppföljningsmöte där alla fått tid att värdera det som sagts på mötet.
Jag hoppas ni använder er av Workshop som metod och glöm inte att det ska vara en kreativ känsla i rummet hela tiden!