Ett uppdrag som ledde till fler

Jag har haft flera roller och uppgifter hos kunden, ett fastighetsbolag. Det första som jag blev delaktig i var att tillsammans med en kollega, genomföra ett projekt som handlade om hur kundens stängningsprocess kunde effektiviseras och snabbas upp.

Vi startade med att genomföra ett större antal intervjuer för att skapa oss en uppfattning över vad som fungerade bra respektive mindre bra, samt vilka krav/önskemål som fanns inom olika delar av organisationen. Dessa intervjuer blev sedan en del av nulägesanalysen som vi genomförde för att kartlägga existerande rutiner, processer, flöden och system.

Efter nulägesanalysen skissade vi upp ett önskat börläge där vi dokumenterade behov, önskemål och utmaningar. Som ett sista steg genomförde vi en GAP-analys och tog fram en åtgärdsplan för hur kunden skulle gå tillväga för att ta sig ifrån nuläget till det önskade börläget.

Nytt koncernrapporteringssystem

En av våra punkter i åtgärdsplanen var att kunden var i behov av att byta ut eller kraftigt omstrukturera sitt existerande koncernrapporteringssystem. Kunden tog ett beslut att genomföra en upphandling av ett nytt system som jag fick ansvara för och sedan tillsammans med kunden, genomföra denna upphandling.

Tre potentiella leverantörer erhöll ett frågebatteri (kravspecifikation). Frågorna handlade om allt ifrån specifik funktionalitet för eliminering av förvärvsvärden till projektimplementering och licenskostnader. Utöver denna kravspecifikation erhöll leverantörerna en relativt detaljerad specifikation över en lösningsdemonstration som vi ville att de skulle genomföra på plats hos kunden. Efter en strukturerad utvärdering korades en ”vinnare” och avtalsförhandlingar inleddes.

Efter det att ett nytt koncernrapporteringssystem hade upphandlats, fick jag tillsammans med kundens interna projektledare ta ett projektledaransvar för implementeringen av den nya lösningen. Det jag framför allt kunde bidra med i projektet var min erfarenhet (efter ett stort antal liknande systemimplementeringar) och kunskap hur ett sådant här projekt bör bedrivas. Då jag tidigare har arbetet hos en stor leverantör av motsvarande lösningar, visste jag hur kommunikationen och diskussionerna skulle genomföras på bästa sätt för att nå en så optimal lösning som möjligt.

Implementeringen av den nya lösningen krävde stora insatser från kundens sida gällande projektresurser då en sådan här implementering ofta är tids- och resurskrävande. Tillsammans kunde vi, ett antal månader senare och helt i linje med uppsatt tidplan, konstatera att den nya lösningen var redo att tas i bruk och ersätta den tidigare lösningen.

Kunden har nu en mycket bättre lösning och är bättre rustad för framtida förändringar av krav och önskemål från både den egna organisationen och externa parter.

Både kunden och systemleverantören uttryckte tydligt att lösningen med att ta in extern hjälp i projektet, var mycket lyckat. Nu ska jag gå vidare och hjälpa kunden ytterligare, men i en annan roll.

Efter det att ett nytt koncernrapporteringssystem hade upphandlats, fick jag tillsammans med kundens interna projektledare ta ett projektledaransvar för implementeringen av den nya lösningen.