Tänk nytt och automatisera redovisningen

Jag hjälpte kunden, ett tjänsteföretag med 120 anställda, att se över deras ekonomiprocesser som de upplevde ineffektiva. För kunden var det väldigt uppskattat att få in en resurs som kunde fokusera på en viktig uppgift och på relativt kort tid, direkt få effekt i organisationen.

Jag började med att träffa medarbetarna på ekonomiavdelningen och genom intervjuer kunde jag kartlägga de viktigaste processerna inom redovisning, bokslut och rapportering. Detta dokumenterades och vi hade en nulägesanalys, d.v.s. en gemensam syn på vad som skapade ineffektivitet och kvalitetsbrister inom processerna.

Utifrån vårt nuläge skissade vi upp ett börläge där vi kom fram till vilka förändringar vi behövde göra för att nå målet ”effektivare ekonomiprocesser”. Vi uttryckte förändringarna i form av en åtgärdsplan med aktiviteter som kunde genomföras under kort tid och aktiviteter som var genomförbara på lite längre sikt. Jag tycker det är viktigt när det gäller förändringsarbete att kunden snabbt kan se resultat och positiva effekter av nedlagda timmar, även om än av mindre karaktär.

Upphandling nytt ekonomisystem

En av våra punkter i åtgärdsplanen på lite längre sikt och av större karaktär var behovet av att byta ut ekonomisystemet för att kunna effektivisera och framförallt automatisera inom den löpande redovisningen. Kunden tog ett beslut att genomföra en upphandling av ett nytt system som jag fick ansvara för och sedan tillsammans med kunden genomföra denna upphandling.

Sju potentiella leverantörer erhöll en offertförfrågan innehållande en enklare kravspecifikation där vi beskrev behovet av att automatisera arbetsuppgifter inom redovisningen och rapporteringen. Vi tryckte på att vi ville ha en standardlösning för att då kunna dra nytta av systemleverantörers förmåga att genom ny teknik kunna automatisera inom hela processen från order till betalning. Utifrån inkomna offertsvar bjöd vi sedan in ett urval av leverantörerna för en demonstration av lösningen. Det var viktigt för oss att förstå ”bakom raderna” av de inkomna offertsvaren och att vi kunde utmana leverantörerna i hur de löste våra olika önskemål på effektivare processer.

Efter demonstrationerna och nogsam utvärdering valde vi en leverantör som motsvarade kundens krav för att få en effektivare redovisning och rapportering.

Jag tycker det är viktigt när det gäller förändringsarbete att kunden snabbt kan se resultat och positiva effekter av nedlagda timmar.