IT-kompetens allt viktigare inom ekonomifunktionen

Mitt namn är Alexzandra Leideborg och jag har arbetat som ekonomikonsult på Meritmind sedan 1,5 år tillbaka. På mitt senaste uppdrag hade jag ansvar för att leda ett IT-projekt som skulle fungera som ett viktigt verktyg för ekonomifunktionen men även för organisationen i stort när det rörde analys- och prognosarbete.

Skapa och driva processer som underlättar och effektiviserar för ekonomifunktionen

Min uppgift var att ta över från tidigare konsult som skulle gå på föräldraledighet och fortsätta utveckla det IT-stöd som påbörjats. Tidigare användes tunga Excelfiler, dels i bokslut men även generellt för att till exempel analysera och bygga rapporter samt skapa prognoser. Kundföretaget prognostiserade varje månad för tre månader framåt på detaljerad nivå och varje helår tre gånger om året mer övergripande.

Målet med IT-projektet var att skapa nya processer och rutiner vid analys- och prognosarbete. Alla i gruppen skulle kunna analysera och redigera sina prognoser samtidigt.

Utmaning och fördel som extern konsult

Den största utmaningen med att arbeta som interimskonsult är att man snabbt behöver få en bild av organisationen och gruppen för att kunna förstå dess behov. Men det kan också ibland vara en fördel att ha ett externt perspektiv när förändringsprojekt ska genomföras. I det här uppdraget fokuserade jag på att kartlägga följande frågor:

Hur fungerar företaget och hur arbetar de idag?
Vad är de största utmaningarna?
Vad är målbilden i närtid och på längre sikt?

Genom att identifiera dessa punkter kunde jag bilda mig en uppfattning om vad som önskades och efter att ha sett över möjligheterna kunna presentera ett förslag och därefter skapa själva verktyget. Förhoppningen var såklart att kunna bygga något som senare ska kunna vidareutvecklas.

Nöjd chef och medarbetare och fortsatt utveckling av projektet

Systemet som blev min slutleverans blev uppskattat av både gruppen och CFO som såg mervärdet i de nya kraftfulla funktionerna. Framförallt blev funktionen för prognosarbete väldigt bra och effektiv. Det nya systemet ledde kraftigt reducerad arbetstid, smidigare arbetssätt samt mer lättöverskådliga rapporter. Dessutom uppnåddes en högre kvalitet och säkerhet i siffrorna då inte samma mängd lyftes ut från affärssystem till Excel utan visades i applikationen via dataöverföring.

Projektet är nu överlämnat till ny konsult från Meritmind. Målet är att den ordinarie styrkan på ekonomiavdelningen ska ta över ansvaret för administration på sikt. Framåt finns en god grund och förhoppning att kunna vidareutveckla de verktyg som nu finns på detaljnivå och skapa fler rapportpaket.

Jag är stolt över att jag hann leverera mer än vad de hade satt som mål men även över att ha att fått vara med och utveckla deras processer.

I takt med digitalisering ställs allt högre krav på att vi ska effektivisera våra processer och säkerställa data med hjälp av IT-system, något vi bör ta till oss och utnyttja. Vi ekonomer behöver vara öppna för nya möjligheter och lösningar och jobba närmare IT då våra områden går ihop allt mer.