Outsourcing blev startskottet för lönsam effektivisering på Jernkontoret

 

Det initiala uppdraget var att göra en förstudie om hur Jernkontorets systemstöd för ekonomi- och HR-processer skulle kunna moderniseras och effektiviseras. Förstudien resulterade i en rekommendation att outsourca ekonomi-, löne- och personaladministration, vilket sedan genomfördes på rekordtiden tre månader. Därefter rekommenderades en organisationsöversyn som syftade till att undersöka om en kostnadsbesparing var möjlig med bibehållen effektivitet. Resultatet blev både lägre kostnader, högre effektivitet och tydligare ledarskap.

 

Outsourcinglösning av löpande bokföring, löne- och HR-administration på rekordtid hos Jernkontoret

”Meritminds förstudie och projektledning var avgörande för att systemskiftet lyckades på endast 3 månader. Det var naturligt att fortsätta arbetet med en organisationsöversyn och det i sin tur har resulterat i en välbehövlig effektivisering, ett moderniserat affärsstöd och en betydande kostnadsbesparing. Och glada och motiverade medarbetare! Nina som projektledaren heter har fått mycket positiv feedback både från oss internt men också från systemleverantören PrimeQ, säger Bo-Erik Pers, VD, Jernkontoret”

Bo-Erik Pers

Bo-Erik Pers, VD, Jernkontoret

 

Jernkontoret är den svenska stålindustrins branschorganisation som tillvaratar stålindustrins intressen genom att verka för bästa möjliga förutsättningar för verksamheten i Sverige.

Jernkontoret hade vid förstudiens början som många andra äldre organisationer samlat på sig ett flertal system som byggts på över tid. Organisationen består av draft 30 anställda varav tre personer tillhör ekonomifunktionen och en person HR. Fyra system utgjorde basen för hanteringen av ekonomiprocesser och ett system för lön- och personaladministration. De huvudsakliga problemen med dessa var att de saknade bra integration mellan varandra och möjligheter till att få ut bra rapporter för uppföljning samt förutsatte mycket tidskrävande manuell hantering.  Detta i sin tur skapade stor sårbarhet och personberoende kring nyckelprocesser.

Utifrån en kartläggning av Jernkontorets behov förespråkade Meritminds projektledare därför snabbt en outsourcinglösning av ekonomi- och HR-funktionen.

Dedikerad taskforce tog kommando

Valet av systemlösning föll på Xledger, ett molnbaserat affärssystem med en helhetslösning för ekonomistyrning till projektredovisning, tidrapportering och fakturering. För lön- och personaladministration valdes systemet AGDA och för reseräkningar och utlägg Visma Expense.  Tillsammans med leverantören PrimeQ bildades, så snart upphandlingen var klar, en projektgrupp bestående av Meritmind, PrimeQ och representanter från Jernkontorets ekonomi- och HR-funktioner. Denna projektgrupp utgjorde stommen i förändringsprojektet. Tidigt i projektet identifierades kommunikation, utbildning och förankring som nyckelfaktorer för en lyckad systemimplementation. Dessutom såg Meritmind det som en förutsättning att få tillgång till interna resurser, vilket Jernkontoret varit väldigt tillmötesgående med under hela projektets gång.

Ytterligare en framgångsfaktor var ledningens engagemang att vilja driva utvecklingen framåt.

Vägvalet outsourcing och de nya systemstöden har inneburit:

  • Nya systemstöd med nya funktioner, appar och integrerade lösningar har lett till effektivisering och automatiserade flöden inom ekonomi och HR
  • Outsourcing via EN helhetspartner för ekonomi och HR har minskat risker och säkerställt kompetens och leverans
  • Outsourcing har skapat en mer flexibel intern organisation dvs möjliggjort att visst arbete kan läggas ut på en partner. Detta har minskat sårbarheten och personberoende

Tidsbesparingar som gör skillnad på riktigt

Tidsbesparingarna med det nya systemstödet har varit betydande. Ekonomifunktionen har sparat 66 % och HR funktionen 25 % på manuell hantering av fakturor, tidrapporter, löner, utlägg och att skapa rapporter, prognoser och uppföljning från olika system. Istället kan ekonomifunktionen lägga mer tid på analys och controlling och den HR-ansvariga kommer att kunna lägga mer tid på att stötta individer i organisationen med till exempel grupputveckling och ledarskapsfrågor.

En modern effektivare supportfunktion

Efter implementeringen av outsourcinguppdraget fick Meritmind fortsatt förtroende att genomföra en översyn av den Administrativa avdelningen där HR och Ekonomi ingick tillsammans med IT, Konferens och Kansliet. Totalt omfattades 7 medarbetare.

Även organisationsöversynen beställdes av VD och hade företagsledningen som styrgrupp. Efter 15 intervjuer och en analys som även baserades på förstudien till outsourcingsprojektet lade Meritmind fram ett utvecklingsförslag. I analysen framkom att det saknades en tydlig målbild för hur den Administrativa avdelningen skulle utvecklas och moderniseras. Det saknades även grundläggande organisationsstruktur och det fanns tydliga briser i ledarskapet.

Förslaget byggde på en omorganisation där förtydligande av roller, ansvar, arbetsuppgifter och arbetssätt sattes i fokus. Idag har en renodling och förtydligande av roller tillsammans med den implementerade outsourcinglösningen av HR och ekonomi lett fram till omfattande kostnadsbesparingar. Den nya supportfunktionen har nu en gemensam målbild för hur alla tillsammans, på bästa sätt, ska kunna stötta kärnverksamhetens behov.

"En stor framgångsfaktor i ett implementationsprojekt av nytt affärssystem är att det finns en bra mottagare hos kunden. Nina Sjödin från Meritmind, med sin breda och djupa kunskap i både ledarskap, ekonomi och administrativa rutiner, drev projektet för Jernkontoret på ett strukturerat och positivt sätt. Nina var lyhörd för organisationens behov och önskemål men kunde även, på ett objektivt sätt, se möjligheterna till förbättringar och effektivisering. Det var mycket värdefullt för kunden!"

Cilla Holmberg, Projektledare PrimeQ leverantör av Xledger