Nobinas Service Center Ekonomi strävar efter att vara i framkant för att på bästa sätt stödja den övriga verksamheten. För att lyckas har de tagit hjälp av RPA-tekniken. I dag tar en robot hand om många av de tidsödande ekonomiprocesserna vilket har gett både bättre kontroll och ökad effektivitet – samt nöjda medarbetare.
Den digitala medarbetaren på Nobina Service Center arbetar outtröttligt kvällar och helger och gör aldrig fel. I början var medarbetarna lite skeptiska när de skulle få en robot att arbeta tillsammans med, men ganska snart insåg de att roboten faktiskt underlättade deras arbete.
– I dag får vi ofta höra att roboten är den bästa medarbetaren. När någon får en tidskrävande och svår uppgift frågar de sig om inte roboten i stället kan utföra den, säger Helena Moschos som är reskontrachef på Nobina.
Behov av ett modernt verktyg
Tekniken bakom den digitala medarbetaren bygger på RPA (Robotic Process Automation) som kan användas för att till exempel stämma av konton, kontrollera och registrera försäljningsorder eller genomföra internkontroller.
2018 hade Nobina automatiserat stora delar av sitt befintliga ekonomisystem men det räckte inte. De behövde en teknik som både kunde automatisera ekonomiprocesserna, kombinera flera av deras befintliga system samt hjälpa dem att arbeta effektivare och avlasta medarbetarna.
– Vi fastnade för RPA eftersom det var ett smart verktyg med vars hjälp vi skulle hålla ekonomiavdelningen i framkant både i dag och i framtiden, säger Helena Moschos.
Började automatisera kundreskontra
Nobina valde ett RPA-program som de själva kunde programmera utan alltför mycket hjälp av vare sig IT-avdelningen eller RPA-leverantören. För att klara detta med befintlig kompetens i teamet fick tre av medarbetarna på Service Center utbildning i RPA-tekniken.
André Chindt som är ansvarig för RPA-roboten berättar att de började automatisera en process inom kundreskontra som hade stora volymer.
– Fördelarna med att börja med en mer betungande och omfattande process är att dels kunna visa medarbetarna direkt vilken avlastning roboten kan ge, men även att kunna återanvända delar av automatiseringen till andra processer, säger han.
Ökad kontroll och bättre kvalitet
Nu har roboten varit i gång sedan 2019 och André och Helena konstaterar att den bidragit till både ökad kontroll och bättre kvalitet i arbetet.
I nuläget har alla avdelningarna på Service Center hjälp av roboten och över 30 arbetsuppgifter har automatiserats. Bland annat skickar roboten ut kundfakturor och lägger upp nya leverantörer.
Roboten får också utföra uppgifter vid arbetstoppar, som till exempel vid bokslut. Då går roboten in första dagen i månaden och hjälper till med några av de mest stressfyllda arbetsuppgifterna. Detta hjälper de andra medarbetarna att hinna med sina uppgifter. Det är också praktiskt att roboten kan utföra arbetsbetungande uppdrag på helger och kvällar.
– Att skriva ut stora rapporter kan ta mycket kraft från våra system. Därför låter vi roboten göra detta när andra inte är på plats, säger André.
En annan positiv följd av att använda RPA är att roboten kan hantera sådana uppgifter som en människa inte kan utföra.
– Roboten kan till exempel dubbelkolla att alla fakturor som levereras till oss verkligen kommer in i systemen. Detta är en tidsödande uppgift för en människa men är en väldigt lätt uppgift för en robot att utföra, säger André.
Minskad stress och positiv stämning
Även om en del medarbetare var tveksamma till att en robot skulle ta över vissa av arbetsuppgifterna på Service Center så uppskattar de i dag det nya arbetssättet. De har fått mer tid över för värdeskapande uppgifter, som att ge respons på inkommande mail och samtal från kunder.
André tycker att det är en mer positiv stämning kring roboten och att fler uppskattar avlastningen den faktiskt ger.
– Vi försöker vara noga med att hela tiden involvera medarbetarna och berätta vad roboten kan hjälpa till med. Det brukar även vara ett effektivt sätt att väcka idéer kring nya arbetsuppgifter som skulle kunna automatiseras, säger han.
Helena och Andrés tips till andra som vill införa en RPA-lösning
- Säkerställ att det finns rutiner för alla processer och arbetsuppgifter som ska automatiseras.
- Innan ni automatiserar – fundera på om RPA verkligen är det mest effektiva sättet. Ibland kan det vara smidigare med exempelvis ett Excelmakro eller en inbyggd systemlösning.
- Det finns många RPA-leverantörer att välja bland. Säkerställ att ni hittar någon som passar just er verksamhet och era syften.
- Arbeta tillsammans med roboten den första tiden för att säkerställa att arbetsuppgifterna utförs på rätt sätt.
- Håll alla medarbetare i verksamheten informerade och uppdaterade under implementeringen. Det är viktigt att alla vet vilka arbetsuppgifter roboten ska utföra och vad som förväntas av övriga medarbetare.
- Involvera IT tidigt – klargör deras roll och hur tidplanen ser ut. De kommer behöva finnas där i början för att installera brandväggar, sätta upp behörigheter etc.
- Involvera en bra mix av personer i teamet. Det behövs både projektledare och personer som har ett intresse av IT utöver ekonomi. Det är också bra om de som ansvarar för roboten har koll på företagets organisation, ekonomisystem och processer.
- Säkerställa att det alltid finns någon i verksamheten som är ansvarig för processen roboten utför och som kan göra arbetsuppgiften om roboten skulle få tekniska förhinder.
- Var medveten om att automatisering av en process i början kan kräva lite extra tid från verksamheten. Men i det långa loppet är det värt det. Backa upp med extern hjälp eller var beredd att ta hjälp från andra avdelningar.
Läs också:
AI, RPA, eller Machine Learning – vilken teknik ska du välja?
Står du inför att modernisera din ekonomifunktion? Vi hjälper dig gärna!
Kontakta oss för ett kostnadsfritt möte.