Årsbokslutet: Hitta tidstjuvarna för en smidigare process 

Arbetet med årsbokslutet brukar framkalla svettpärlor i pannan på alla inblandade, då tidsbristen är en ständig följeslagare. I värsta fall blir det också en backlog på det nya året, vilket leder till ytterligare stress och hindrar medarbetarna från att kunna ägna sig åt ”vanliga” uppgifter som också måste göras.  

– Att göra en utvärdering av årsbokslutet och hitta tidstjuvarna är guld värt. Lista upp vad som gick bra och vad som gick dåligt, och bygg en checklista efter det, tipsar Marie Edström-Barter. 

Differenser – grus i maskineriet 

Maries erfarenhet är att några av de stora utmaningarna under processen är differenser i bokföringen och att dokumentationen inte är uppdaterad och på plats. Mycket tid går åt för att söka runt och det kan vara svårt att hitta fram rätt underlag. Hennes medskick är att jobba löpande med kontohanteringen och att ”stänga månaderna”, oavsett om det behövs eller inte. 

– Det är vanligt att man skjuter upp problem. Mitt tips är att hantera dessa direkt och ta hjälp om det är komplicerat. Och var ute i god tid. Se till att avtal är på plats och spara ner på rätt ställe. Du bör också ha koll på regelverket och förändringar under året. För den som missat att det har tillkommit nya regler kan det i värsta fall bli rättsliga konsekvenser. 

Finns kompetens och resurser? 

Om tidsbristen inte kan avhjälpas av noggrannare dokumentering kan ett knep vara att se över kompetens och resurser. Alla kan inte vara experter på allt och en väg är att ta in specialisthjälp som kan stötta upp. En annan väg är plocka in extraresurser under en kritisk period för att helt enkelt få avlastning med den löpande rapporteringen, som tyvärr inte tar semester. 

– Ta er tid för att investera i någon utbildning under den lugnare delen av året. Då är man förberedd och står starkare inför nästa period. Att vara uppdaterad på till exempel Excel och ERP är en vettig investering. Programmet är stort och det är väldigt viktigt att förstå hur det är uppbyggt. Om man inte förstår sig på Excelark kan det ske stora misstag.  

Få ut maximalt av systemstödet 

Till sist vill Marie slå ett slag för att se över utnyttjandet av systemstöd och ERP-system. Hon upplever att många ekonomiavdelningar inte vet hur det kan användas fullt ut och att man endast arbetar med en liten del av systemet. Man har inte heller koll på om det finns nya verktyg eller funktioner som kan effektivisera processen. 

– Med ett ERP-system som stödjer årsbokslutet kan delar av processen automatiseras. Passa på att lära dig redan nu vilka processer som kan förbättras till nästa år. Ta hjälp utifrån av någon som kan berätta om systemstödets alla funktioner, avslutar Marie Edström-Barter. 

Har du koll på flaskhalsarna?

Med vår checklista delar vi med oss av 7 enkla tips för att få till en effektivare och smidigare årsbokslutsprocess. Ladda ner vår checklista och utvärdera årsbokslutet.