Förändringskonsulten: Jag får företaget att lyfta blicken

Liselotte Ahnfelt har en bakgrund som CFO och Business Controller. Som ekonom har hon en förståelse för verksamheter och processflöden och har byggt upp en kompetens att genomföra förändringsprocesser inom finans. Sedan hösten 2024 är hon förändringsledare på internationella koncernen Specsavers för Meritminds räkning. Uppdragsprojekten handlar om att kartlägga nuläget, identifiera flaskhalsar och se förbättringspotential med fokus på de finansiella processerna. 

– Det är lättare att få gehör som extern konsult. Jag är inte rädd för att ställa frågor och ge förslag och det finns inga personliga eller internpolitiska hinder. En objektiv röst blir lyssnad på. Min styrka är att snabbt få grepp om helheten och att hitta smartare sätt att jobba på. Jag kliver in och lyfter blicken tillsammans med de som jobbar och har kunskap om flödena. Jag ser över och ger rekommendationer för förändring och skapar struktur på komplexa processer som tar verksamheten till nästa nivå.

Kartläggning: Olika system i olika länder

Inom Specsavers internationella organisation jobbar de olika länderna inte i samma system och på samma sätt. Därför krävdes en förståelse för varför de olika länderna skiljde sig åt och hur man kunde dra nytta av varandra genom att ta fram ”best practice”, berättar Liselotte. Exempelvis kan det finnas lagar som styr besluten samt hur man jobbar med outsourcing – eller inte – i de olika länderna, som kan skilja sig åt.

– Det fanns frågetecken om varför man jobbade olika i de olika länderna. Och tror man inte att man jobbar effektivt måste man förstå varför, ta bort spekulationer och föra fram fakta. Först därefter kan man få fram beslutsunderlag för att göra förändringen och därmed förbättringen.

Hon fortsätter:

– Mitt uppdrag var att förstå möjligheten med företagets olika system som också har en förmåga att bli ett lapptäcke. Det är dessutom nästan aldrig så att man fullt ut nyttjar funktionaliteten och jag menar att man ska maxa nyttjandet och hitta alternativa sätt att hantera processer på. När jag visualiserar processerna kan jag snabbt hitta saker som utförs onödigt krångligt och kräver förändring.

Processkarta, actionlista och rekommendationsrapport

Fram tills nu har Liselotte visualiserat och mappat upp fler än 150 olika processer där man kan se och följa vilka system som är involverade och vem som gör vad. Specsavers får en klickbar processkarta där de kan följa hur system går in i andra system och hur processerna leder vidare. De får också en lista på rekommendationer för framtida förbättringar. Det kan handla om både enkla förändringar såväl som omfattande och komplexa.

– Vissa punkter på listan har man redan åtgärdat idag, andra ligger något på framtiden. När det kommer till implementering har jag varit med och knuffat i bakgrunden. Men tanken är att de sedan ska kunna jobba vidare med förbättringarna utan mig, i mån av tid och resurser, menar Liselotte.

Ovärderligt perspektiv från ovan

Ulrika Ehn, Head of Finance på Specsavers, berättar hur ekonomiavdelningen har växt fort under de senaste åren, och att de därför har haft ett behov av att se över rutiner samt effektivisera arbetet för att inte dubbelarbeta inom de tre avdelningarna inom finans. Hon menar att de hade kunnat låta en intern medarbetare se över processen men att fördelarna med externa konsulter är att de kan se bilden uppifrån och att de inte är hemmablinda. En annan fördel är att en extern person är dedikerad uppgiften och kan driva processen framåt fortare. Annars kan det lätt bli en långbänk.

– Du måste ha ett intresse för flöden och processer för att få en förståelse. Därför är det en grym vinning att Liselotte har varit på många olika företag, att hon kan många olika system och kan ifrågasätta dem. Och förutom att Liselotte är driven är hon också oerhört ödmjuk och följsam med gruppen. Förändringsarbete kan vara känsligt annars, säger Ulrika Ehn.

Till sist Liselotte, vad är det roligaste med att komma in som konsult i projekt som dessa?

– Det finns alltid mycket att göra bättre och smartare, och det är roligt att se hur vissa saker genomförs. Också tacksamt att se hur avdelningen sparar tid varje månad. Dessutom är Specsavers ett fantastiskt företag med trevlig atmosfär och har en fin kultur. Vi har en öppen dialog och därför är det fantastiskt roligt att jobba med dem, avslutar Liselotte Ahnfelt.

Behöver du förändra företagets processer inom ekonomiområdet?
Kontakta oss här ->