CFO och visselblåsarlagen – så förbereder du dig

Har du som CFO koll på de nya reglerna om skydd för visselblåsare? Lagen omfattar framför allt organisationer med fler än 50 arbetstagare, men det finns många bra skäl till att även mindre bolag som inte berörs av lagen funderar på hur de kan skydda visselblåsare. Här har vi listat det viktigaste du behöver veta och hur ni kan anpassa företaget efter lagens regler.

Som de flesta i dag är medvetna om har ekonomifunktionens roll i mångt och mycket gått från att vara endast en funktion som tar hand om bokslut och redovisning till att bli en funktion som fått en allt mer rådgivande roll med ökade krav på effektivitet, kontroll och regelefterlevnad.

Förra året trädde den nya lagen om visselblåsare i kraft och det är viktigt att du som CFO har koll på vad den innebär för ert företag.

Lagen skyddar visselblåsare

Den nya visselblåsarlagen har införts för att göra det säkrare, tryggare och enklare att rapportera missförhållanden som strider mot svensk rätt eller EU-rätt eller om det finns ett allmänintresse att andra missförhållanden förs fram i ljuset.

Det kan till exempel vara allvarliga risker, som kan skada individer, företaget, samhället eller miljön, såsom bokföring, intern bokföringskontroll, revision eller andra allvarliga oegentligheter som rör bolagets vitala intressen.

Organisera visselblåsarfunktionen

Lagen ställer höga krav på organisationer att ha en beredskap att ta emot och hantera ärenden inom en viss tid. För att skapa en sådan beredskap är det viktigt att ha en standardiserad process och en väl fungerande visselblåsarfunktion som gör att det blir lättare att agera på lämpligt sätt inom rimlig tid.

Det är viktigt att identifiera stödfunktioner, nyckelpersoner, roller och ansvarsfördelning och att tydliggöra vilka misstänkta överträdelser som bör rapporteras, samt hur inkommande ärenden ska dokumenteras.

I en policy bör man ange vem som ska ta emot misstankar om brott och vilka som har i uppdrag att bedöma inkomna anmälningar och besluta om hur dessa ska hanteras.

Det kan till exempel vara hr-chef, vd eller CFO.

Även småföretag omfattas

Lagen innebär att alla organisationer som har minst 50 anställda måste inrätta interna rapporteringskanaler för visselblåsare. Att företag med färre än 50 anställda inte har denna skyldighet betyder inte att dessa inte påverkas av lagstiftningen. Visselblåsarlagens grundläggande skydd för visselblåsare gäller också hos arbetsgivare med färre än 50 anställda. Men här finns ingen rättslig skyldighet att ha interna rapporteringskanaler.

Men då kan det bli extra viktigt att ha en policy och rutiner för vem som mottar visselblåsningen. Det kan vara en extern part, exempelvis en advokatbyrå så att den som visselblåser ska kunna rapportera anonymt, skriftligt som muntligt.

Vidare personkrets

Den nya lagen omfattar inte bara arbetstagare utan även till exempel egenföretagare, konsulter och arbetssökande, liksom personer som ingår i ledningsgruppen, samt aktieägare som är verksamma i bolaget. Dessutom gäller skyddet både före och efter en anställning.

Många fördelar med en visselblåsarfunktion

Genom att införa en visselblåsarfunktion kan organisationer minska risken för negativ medial uppmärksamhet, vilket kan påverka trovärdighet för organisationen både internt bland medarbetare och externt hos organisationens övriga intressenter. Det minskar också risken för de ökade kostnader som kan uppstå när incidenter som hade kunnat upptäckas och hanteras i stället eskalerar.

Anpassa organisationen efter visselblåsarlagen – 5 tips:

1. Kartlägg nuläge och se över den egna processen för att hantera visselblåsare
2. Organisera er – utse en ansvarig person för visselblåsarprocessen
3. Överväg att köpa in/utveckla systemstöd
4. Uppdatera interna policys och avtal med leverantörer
5. Utbilda organisationen – diskutera etiska dilemman så att medarbetare verkligen känner till vad som står i policys och riktlinjer