Prenumerera på vårt nyhetsbrev ⇒
Vad krävs egentligen för att ta ekonomiavdelningen in i framtiden? Vilka kompetenser behövs för att fortsätta vara relevant även i framtiden? Detta är frågor som Lena Rönnbäck, CFO på Skandia Fastigheter sökt svar på sedan hon initierade projektet Ekonomifunktion 2.0. Här berättar hon om projektet och om lärdomar på vägen.
Det var när Lena Rönnbäck tillträdde som CFO på Skandia Fastigheter år 2016 som hon började fundera på hur hon skulle ta ekonomifunktionen in i framtiden.
– Jag har jobbat på Skandia Fastigheter sedan 2006 och upplever att vi alltid har varit bra på att jobba med ständiga förbättringar för att utvecklas och bli bättre. Men trots det kunde jag ibland uppleva att vi jobbade i silos och att de gemensamma mötena handlade mycket om att informera varandra om vad som hände i de olika grupperna i det dagliga arbetet och inte så mycket om framåtriktat strategiskt utvecklingsarbete. Jag ville höja blicken och tänka nytt för att vi skulle fortsätta vara relevanta, säger Lena Rönnbäck.
Identifierade fem områden
För Lena var det viktigt att få med hela ekonomiavdelningen på resan mot framtiden. Därför var hennes första mission att sätta sig ner med gruppen för att tillsammans med dem göra en framtidsspaning och diskutera vad som skulle komma att krävas av dem i en allt mer digitaliserad och datadriven verksamhet.
– Det var tydligt att framtiden skulle förändra de traditionella rollerna på en ekonomifunktion, allt från ekonomiassistenter till controllerfunktionen, samt ställa högre krav på hållbarhetsrapportering och systemkunskap, säger Lena och fortsätter:
– Utifrån vår framtidsspaning så landade vi i en vision om vad vi ville uppnå och hur vi vill bli uppfattade. Vi identifierade fem prioriterade områden som vi behövde jobba med för att nå vår ambition att skapa Ekonomifunktion 2.0.
Områdena handlade om att jobba mer agilt, att digitalisera och automatisera leverantörsfakturaprocessen, att upphandla och implementera ett nytt BI-system, samt ett nytt systemstöd för projektredovisning vilket inkluderade digitalisering av hela projektbeslutskedjan, utveckla bokslutsprocessen och till sist ett samverkans- och utvecklingsprojekt för hyresreskontran och hyresadministrationen.
Interna projektledare
Arbetet har skett i projektform där varje område i stort sett helt har letts av olika delprojektledare från ekonomiavdelningen. I varje projektgrupp har det också ingått medarbetare från olika delar av ekonomifunktionen i syfte att få bort silos, få nya ögon på saker och ting och bättre nyttja varandras kompetenser.
– Medarbetarna har verkligen uppskattat att de själva får vara med och förändra sin egen framtid. Visst har vi behövt ta in lite extra externa resurser men en viktig del i projektet har varit att få driva resan på egen hand. För att få stöttning i detta har vi också tagit hjälp av en konsult från Meritmind som coachat teamen i hur man kan jobba smartare och på nya sätt.
Jobbar mer agilt
Nu när projektet har löpt på i ett par år är det mycket som börjar falla på plats.
– Från att ha arbetat väldigt målstyrt tidigare jobbar vi nu mer agilt och målsökande. Vi ifrågasätter och utmanar hela tiden våra egna beprövade metoder, testar vad som fungerar och inte och vet vart vi är på väg. De flesta medarbetarna har mottagit det nya sättet att jobba positivt. Vi märker också att vårt sätt att jobba på får ringar på vattnet i övriga organisationen. Det är roligt att ekonomifunktionen kan gå först och inspirera andra. Det tillhör inte vanligheten, säger Lena.
Resan fortsätter
Konkret har resan mot Ekonomifunktion 2.0 resulterat i att ett nytt BI-system implementerats. Det stöttar förvaltningen i ekonomistyrning och används även för bolagets affärsplaneprocesser samt lednings- och styrelserapportering. Leverantörsfakturaprocessen är digitaliserad och ska nu utvecklas vidare för att automatisera även förkonteringar och attesteringar. Ett implementeringsprojekt avseende systemstöd för kostnadsstyrning fastighetsprojekt och digitalisering av projektbeslut håller precis på att slutföras vilket tidigare var en tungt administrativ process. Nästa steg är att förändra befintlig bokslutsprocess genom att ifrågasätta och utmana befintliga arbetsmoment, flöden och rutiner med målet att i framtiden kunna trycka på en ”Bokslutsknapp”.
– Även om vi har kommit långt så finns mycket kvar att göra. Den här resan kommer pågå under lång tid. Vi har lärt oss massor under resans gång och i dag har utveckling blivit en självklar del av vår vardag.
Lenas bästa tips för att skapa Ekonomifunktion 2.0
- Kraften att förändra kommer inifrån. Låt medarbetarna ta ett stort eget ansvar.
- Ta hjälp utifrån för att hinna med det dagliga arbetet så att medarbetarna kan hinna med utvecklingsprojektet. Medarbetarna ska hålla över tid.
- Ta gärna hjälp av någon som kan hjälpa teamen tänka smartare och på nya sätt.
- Framtidens ekonomifunktion handlar mycket om IT – kroka arm med organisationens IT-avdelning tidigt i projektet.
- Räkna inte med att alla vill vara med i förändringsprojektet – genom att skapa delaktighet får du med fler. De flesta vill vara med och driva sin egen utveckling.
- Ha en tilltro till dina egna medarbetare. Hämta gärna inspiration utifrån och bedriv omvärldsbevakning, men de bästa lösningarna sitter man ofta med själv.
- Vänta inte på att ägare, ledning eller någon annan ska ge uppdraget, ta initiativet och börja själv!