Ekonomernas nya roll – erfarenheter från ett förändringsprojekt

Digitalisering och automatisering innebär att ekonomer i dag måste vara beredda på att arbeta med sådant de kanske inte i första hand förknippar med den traditionella ekonomirollen. Här delar två av Meritminds ekonomikonsulter med sig av lärdomar och erfarenheter från ett uppdrag på ett företag i en omfattande förändringsprocess.

När Isabella Rizk och Shazia Bahaduri nyutexaminerades valde de att påbörja sina karriärer som ekonomikonsulter på Meritmind. Deras första uppdrag var att hjälpa ett större företag, med lokala kontor över hela Sverige, att digitalisera sina avtal i samband med ett systembyte.

Mycket ansvar för systembygget

Uppdraget blev inte riktigt som de hade tänkt sig.

Ganska snart insåg Isabella och Shazia att systemet som levererats till företaget var en standardprodukt och att de behövde börja med att identifiera företagets utvecklingsbehov för att få det att fungera.

– Det var ett väldigt komplex system med många olika koder och parametrar att ta ställning till. Vi fick lära oss allt från grunden då ingen annan i bolaget kunde systemet eller hade förstått dess komplexitet. Det blev många samtal med systemleverantören för att lösa problem, säger Isabella.

– Vi hade inte någon tidigare erfarenhet av bolagets bransch så det blev ett väldigt stort arbete bara att ta reda på syftet med systemet, vilka som skulle använda det och vilka behov de skulle lösa, säger Shazia.

Olika roller under projektets gång

Ett år har gått sedan Shazia och Isabella påbörjade uppdraget och systemet har ännu inte implementerats. Under denna tid har Isabellas och Shazias roller utvecklats.

– I början fick jag ansvar som systemspecialist, i dag är jag projektledare med ansvar för att samla in kunskap från verksamheten och föra vidare detta till utvecklarna. I övergången jobbade jag med verksamhetscheferna för att gå igenom varje tjänst och hur den skulle riggas i systemet, säger Isabella.

Ekonomens roll förändras

Isabella och Shazia är båda projektekonomer i grunden och kunde inget om systemutveckling när de påbörjade detta uppdrag. Men har under året byggt upp sin kunskap och samlat en massa värdefulla erfarenheter inom området.

Det finns i dag en stor kompetensbrist inom både IT och ekonomi, men det gäller att se utanför ramarna och förstå att många unga kan ta för sig och utvecklas snabbt. De tror att det blir allt viktigare att se till vilka egenskaper en person har än vilken utbildning denna person har.

De tror också att ekonomernas roll kommer förändras i framtiden och att det kommer bli viktigare att kunna analysera och samla in data än att kunna räkna.

– Jag har inte ens varit på bolagets ekonomiavdelning i det här projektet. Däremot har jag själv tagit ansvar och byggt relationer med ledning och projektgrupper, säger Isabella.

– Jag tror att ett projekt kan vara en bra väg in i ett bolag om man är flexibel och beredd på att göra vad som krävs. Under min tid på det här bolaget har jag kommit i kontakt med många olika avledningar i företaget och hjälpt till där. Det har varit väldigt givande, säger Shazia.

Även om det här projektet inte alltid varit så strukturerat och inte alls motsvarade deras förväntningar från början tycker de båda att det har varit roligt och utvecklande att kunna vara med och bidra.

– Vårt största bidrag var att identifiera alla luckor och alla problem. Vi har varit tvungna att leda oss själva för att ta projektet framåt. Det har varit en nyttig erfarenhet som vi inte vill vara utan, säger de båda.

Lärdomar från en förändringsprocess

Isabella och Shazia har fått mycket erfarenhet från att vara med i bolagets förändringsprocess och tar med sig några viktiga lärdomar som de gärna delar med sig av:

• Ett förarbete är viktigt för att förstå hur ett system ska stödja verksamheten – det minskar risken för gap mellan system och faktiskt behov.
• Se och förstå helheten – vilka andra system, avdelningar och tjänster påverkas av förändringen?
• Prioritera behov redan i förarbetet. Det blir mer komplext att prioritera gap när man väl sitter mitt i det, än att ha distans till det från början och gemensamt komma överens om vad som är absolut nödvändigt i det stora hela.
• Nyckelpersoner i ett projekt är både bra och dåligt – säkerställ att flera personer kan projektet så att det inte stannar upp om någon blir sjuk eller slutar.
• Se över investeringen innan du börjar- vilken tid måste avsättas och vilka risker finns?
• Våga ifrågasätta om du märker att projektet är på väg åt fel håll! Chefer som inte är med i det operativa arbetet vet inte alltid bäst och uppskattar att du säger ifrån.

Vill du vet hur vi kan hjälpa dig?