Prenumerera på vårt nyhetsbrev ⇒
Är du trött på ineffektiva bokslut? Vill du få mer tid över, öka kvalitén på beslut och slippa trögheten i bokslutsrapporteringen? Digitaliseringen gör detta möjligt, men allt börjar i organisationen. Här är våra bästa tips för tips för effektivare och mer värdeskapande bokslut.
Företag och organisationer har insett att de måste rusta för snabba förändringar i omvärlden med hjälp kontinuerliga bokslut, uppföljning, prognoser och analyser.
Men hur gör man egentligen för att bokslutet ska bli så träffsäkert, realistiskt och effektivt som mjöligt och vad kan du vinna på en mer effektiv bokslutsprocess?
– En effektiv bokslutsprocess, som genererar affärsstödjande rapporter av hög kvalité, kan minska belastningen på teamet och hjälpa ledningsgruppen att i ett tidigt skede fatta mer korrekta beslut på bättre grunder, vilket kan styra bolaget mot satt strategi, säger Petra Endre som är redovisningschef på Meritmind.
Vanliga misstag
Tyvärr är det vanligt att en hög grad av manuellt arbete, otydliga gränsdragningar avseende arbetsuppgifter och otydlig kommunikation mellan medarbetare kan ge en onödigt lång och ineffektiv bokslutsprocess. Det ger inte bara sämre kvalité på bokslutet utan kan också bidra till stressade medarbetare, att återkopplingen till organisationen blir bristfällig och inte är i linje med vad som efterfrågas.
Medarbetaransvar och systemstöd
För att få en effektiv bokslutsprocess är det förstås viktigt med rätt systemstöd och att dessa stöd är anpassade efter storlek på organisation och integrerade med varandra.
Men enligt Petra Endre börjar bokslutsprocessen med organisationen och de som arbetar där.
– Det är viktigt att identifiera nyckelpersoner, samt tydliggöra roller och ansvar. Kompetent personal skapar goda förutsättningar för hög kvalité. Säkerställ också att samtliga inblandade medarbetare har förståelse för både hur de och andra ska bidra för att processen ska bli så smidig som möjligt.
Petra Endre säger också att det är viktigt att förstå vad de olika operativa enheterna i organisationen har för behov.
– Genom att ta reda på vad varje affärsområde vill få ut av rapporten skapas engagemang och ökad kunskap om den dagliga verksamheten hos alla anställda vilket genererar parallella fördelar.
Små förändringar gör skillnad
Till sist är det de små förändringarna vid varje bokslut som gör skillnad menar Petra Endre.
– Sök aktivt efter förbättringar även om de är små och kan te sig obetydliga. Det är detta som frigör tid och ger ett mer effektivt bokslut på längre sikt.
5 tips för ett effektivare och mer värdeskapande bokslut
- Upprätta och kommunicera en övergripande beskrivning av bokslutsprocess och tidplan.
- Utse processägare som ansvarar för att tidplanen följs.
- Säkerställ att alla involverade har ett tydligt definierat ansvarsområde.
- Utse back-up för nyckelpersoner.
- Se över vilka processer som kan automatiseras – investera i system som är anpassade till verksamheten och utbilda användarna löpande för att nyttja systemets funktioner maximalt.
Läs mer om hur Meritmind kan hjälpa dig till effektivare bokslut:
meritmind.se/verksamhetsforbattring
meritmind.se/verksamhetsanalys