Framtidens ekonomiavdelning är automatiserad – så kommer du igång

Prenumerera på vårt nyhetsbrev ⇒

 

Allt fler pratar om den moderna automatiserade ekonomiavdelningen. Men än så länge är det långt ifrån alla som påbörjat resan mot automation. På webbinariet Den Moderna Ekonomiavdelningen berättade Exsitec vilka värden en automation kan ha för ekonomiavdelningen, vad du ska tänka på innan du sätter igång och vilka fallgropar som kan finnas på vägen. Vi lyssnade in och har sammanfattat de viktigaste insikterna här.

Varför automatisera?

Automatisering handlar inte om att dra ner på personal och istället låta robotar göra jobbet.
Det handlar om möjlighet att använda dina resurser på ett mer effektivt sätt. Automation kommer göra ekonomens roll allt viktigare och bli än mer central. Inte tvärtom. Några bakomliggande orsaker till varför många företag väljer att automatisera kan vara:
* Få högre produktivitet.
* Få ökad kvalitet i arbetet.
* Få högre kvalitet i arbetsvardagen (när repetitiva uppgifter försvinner).

Allt detta sammantaget bidrar till lägre kostnader och gör att företaget blir en mer attraktiv arbetsgivare.

Fundera på: Varför ska ditt företag automatisera – vad är ert varför?

Vad kan automatiseras?

Bara fantasin sätter gränser när det gäller vad som kan automatiseras. Det finns några tumregler att utgå från som ger en god indikation kring vilka processer som är viktiga att ta tag i:
* Uppgifter utförs på rutin – som kanske stannar upp när någon är borta.
* Uppgifter måste skrivas in på olika ställen – eller som behövs för olika avdelningar.
* Uppgifter som är förutsägbara där samma process upprepas med jämt intervall.
* Uppgifter som genererar administrativa fel som ofta måste korrigeras – kanske för att de utförs mer sällan och kräver manual eller informationssökning.

– Det är framförallt där du har stora volymer och en hög grad av handpåläggning som automatisering kan spara mest tid åt ekonomiavdelningen, säger Linda Person ERP-expert på Exsitec.

Fundera på: Vilka arbetsprocesser finns i ditt företag som tar mycket tid?

Innan du sätter igång – att tänka på

Innan automationsresan börjar är det viktigt att förankra varför automatiseringen görs. Vilket värde har den för de som jobbar i systemet? Bygg argument för att få med dig organisationen från början.

Underskatta inte att detta är ett svårt och stort projekt som ska rulla jämsides med vanliga verksamheten. Börja automatisera ”lågt hängande frukter” och gör hellre fler, små och enklare projekt än ett större och längre. Fastna inte i detaljer, lyft blicken och se de stora flödena, där det finns störst fördelar. Låt automatiseringen ske steg för steg med mindre mål och små segrar.

– Fokusera mindre på tekniken och mer på att sätta rätt förväntningar på projektet, säger Johan Kallblad, vd på Exsitec.

Fundera på: Vilka värden ser du med att automatisera? Vilka är dina mål?

Hur kommer ekonomens roll påverkas av automatisering?

På webbinariet gästföreläste också Anna Haga, rekryteringskonsult, och Robert Polstam, regionchef på Meritmind, om hur automatisering har och kommer att förändra ekonomens roll. Istället för att ägna sig åt repetitiva arbetsuppgifter kan automatisering hjälpa ekonomen att få mer tid för värdeskapande aktiviteter. Ekonomens roll blir att jobba mer proaktivt med uppgifter som ligger närmare verksamheten.

6 tips för en lyckad automatisering:

  1. Börja där ni är nu och automatisera det som tar mest tid eller är tråkigast.
  2. Förankra förändringsarbetet – hitta värdet för de som är inblandade i projekt och sätt rätt förväntningar.
  3. Se till att ha en projektledare och avsätt gott om tid för förändringsarbetet.
  4. Använd ett blankt papper – vad du hade gjort om du fick börja om från början? Vad kan du göra redan idag?
  5. Ge inte upp för att det är svårt. Det är en process och det tar tid att bli vältränad – jämför med ett träningspass.
  6. Ta hjälp utifrån – jobba med någon som gjort det här förut.

Nyckeln till ett framgångsrikt förändringsprojekt är att först få en tydlig bild av nuläget och vad man vill uppnå med förändringen och därefter sätta en roadmap. Vi hjälper dig gärna med en genomlysning av din verksamhet för att komma igång.
⇒ https://meritmind.se/forandringsledning/verksamhetsanalys/

Kontakta oss så berättar vi mer!

Skrivet av: Mathias Johansson