Prenumerera pĂ„ vĂ„rt nyhetsbrev â
Allt fler pratar om den moderna automatiserade ekonomiavdelningen. Men Àn sÄ lÀnge Àr det lÄngt ifrÄn alla som pÄbörjat resan mot automation. PÄ webbinariet Den Moderna Ekonomiavdelningen berÀttade Exsitec vilka vÀrden en automation kan ha för ekonomiavdelningen, vad du ska tÀnka pÄ innan du sÀtter igÄng och vilka fallgropar som kan finnas pÄ vÀgen. Vi lyssnade in och har sammanfattat de viktigaste insikterna hÀr.
Varför automatisera?
Automatisering handlar inte om att dra ner pÄ personal och istÀllet lÄta robotar göra jobbet.
Det handlar om möjlighet att anvÀnda dina resurser pÄ ett mer effektivt sÀtt. Automation kommer göra ekonomens roll allt viktigare och bli Àn mer central. Inte tvÀrtom. NÄgra bakomliggande orsaker till varför mÄnga företag vÀljer att automatisera kan vara:
* FÄ högre produktivitet.
* FÄ ökad kvalitet i arbetet.
* FÄ högre kvalitet i arbetsvardagen (nÀr repetitiva uppgifter försvinner).
Allt detta sammantaget bidrar till lÀgre kostnader och gör att företaget blir en mer attraktiv arbetsgivare.
Fundera pĂ„: Varför ska ditt företag automatisera â vad Ă€r ert varför?
Vad kan automatiseras?
Bara fantasin sÀtter grÀnser nÀr det gÀller vad som kan automatiseras. Det finns nÄgra tumregler att utgÄ frÄn som ger en god indikation kring vilka processer som Àr viktiga att ta tag i:
* Uppgifter utförs pĂ„ rutin – som kanske stannar upp nĂ€r nĂ„gon Ă€r borta.
* Uppgifter mĂ„ste skrivas in pĂ„ olika stĂ€llen â eller som behövs för olika avdelningar.
* Uppgifter som Àr förutsÀgbara dÀr samma process upprepas med jÀmt intervall.
* Uppgifter som genererar administrativa fel som ofta mĂ„ste korrigeras â kanske för att de utförs mer sĂ€llan och krĂ€ver manual eller informationssökning.
– Det Ă€r framförallt dĂ€r du har stora volymer och en hög grad av handpĂ„lĂ€ggning som automatisering kan spara mest tid Ă„t ekonomiavdelningen, sĂ€ger Linda Person ERP-expert pĂ„ Exsitec.
Fundera pÄ: Vilka arbetsprocesser finns i ditt företag som tar mycket tid?
Innan du sĂ€tter igĂ„ng â att tĂ€nka pĂ„
Innan automationsresan börjar Àr det viktigt att förankra varför automatiseringen görs. Vilket vÀrde har den för de som jobbar i systemet? Bygg argument för att fÄ med dig organisationen frÄn början.
Underskatta inte att detta Ă€r ett svĂ„rt och stort projekt som ska rulla jĂ€msides med vanliga verksamheten. Börja automatisera âlĂ„gt hĂ€ngande frukterâ och gör hellre fler, smĂ„ och enklare projekt Ă€n ett större och lĂ€ngre. Fastna inte i detaljer, lyft blicken och se de stora flödena, dĂ€r det finns störst fördelar. LĂ„t automatiseringen ske steg för steg med mindre mĂ„l och smĂ„ segrar.
– Fokusera mindre pĂ„ tekniken och mer pĂ„ att sĂ€tta rĂ€tt förvĂ€ntningar pĂ„ projektet, sĂ€ger Johan Kallblad, vd pĂ„ Exsitec.
Fundera pÄ: Vilka vÀrden ser du med att automatisera? Vilka Àr dina mÄl?
Hur kommer ekonomens roll pÄverkas av automatisering?
PÄ webbinariet gÀstförelÀste ocksÄ Anna Haga, rekryteringskonsult, och Robert Polstam, regionchef pÄ Meritmind, om hur automatisering har och kommer att förÀndra ekonomens roll. IstÀllet för att Àgna sig Ät repetitiva arbetsuppgifter kan automatisering hjÀlpa ekonomen att fÄ mer tid för vÀrdeskapande aktiviteter. Ekonomens roll blir att jobba mer proaktivt med uppgifter som ligger nÀrmare verksamheten.
6 tips för en lyckad automatisering:
- Börja dÀr ni Àr nu och automatisera det som tar mest tid eller Àr trÄkigast.
- Förankra förĂ€ndringsarbetet – hitta vĂ€rdet för de som Ă€r inblandade i projekt och sĂ€tt rĂ€tt förvĂ€ntningar.
- Se till att ha en projektledare och avsÀtt gott om tid för förÀndringsarbetet.
- AnvĂ€nd ett blankt papper – vad du hade gjort om du fick börja om frĂ„n början? Vad kan du göra redan idag?
- Ge inte upp för att det Ă€r svĂ„rt. Det Ă€r en process och det tar tid att bli vĂ€ltrĂ€nad â jĂ€mför med ett trĂ€ningspass.
- Ta hjĂ€lp utifrĂ„n â jobba med nĂ„gon som gjort det hĂ€r förut.
Vill du veta mer om digital kompetens pÄ framtidens ekonomifunktion sÄ har vi samlat ett antal insikter, artiklar och videos pÄ Àmnet hÀr: https://bit.ly/397dXXi
Nyckeln till ett framgÄngsrikt förÀndringsprojekt Àr att först fÄ en tydlig bild av nulÀget och vad man vill uppnÄ med förÀndringen och dÀrefter sÀtta en roadmap. Vi hjÀlper dig gÀrna med en genomlysning av din verksamhet för att komma igÄng.
â https://meritmind.se/forandringsledning/verksamhetsanalys/
Jessica Ivarsson ansvarar för Meritminds tjÀnster kring förÀndringsledning. Hör gÀrna av dig till henne om du vill ha hjÀlp med frÄgor rörande organisationsförÀndringar eller digitaliseringsprojekt.