Konsulten tipsar – så genomförs transformationsprojekt på distans

Konsulten tipsar - så genomförs transformationsprojekt på distans

Prenumerera på vårt nyhetsbrev ⇒

Många företag hade under 2020 planer på att dra igång större digitaliseringsprojekt. Går det att fullfölja sådana planer trots distansarbete? Meritminds konsult Alexandra Lindkvist vet att det går. Ta del av hennes erfarenheter som Business Controller på ett internationellt börsnoterat företag där hon som en av flera Transition Drivers deltar i ett större transformationsprojekt på distans.

Alexandra Lindkvist

Alexandra Lindkvist började som underkonsult på ett internationellt börsnoterat företag. Hon jobbar i ett större transformationsprojekt som berör företagets dotterbolag i norra Europa. Projektet innebär bland annat att redovisningsfunktionen ska centraliseras och flyttas till ett av bolagets kontor i norra Europa samt att delar av Business controllerfunktionen centraliseras till ett nytt team i Sverige.

Projekt över flera länder

- Det innebär att befintliga arbetsuppgifter ska flyttas till andra grupper, men vi skapar också helt nya roller och team inom Finance, samt ser över alla processer för att identifiera processförbättringar och möjligheter till harmonisering av arbetsuppgifterna, säger hon.

I Alexandras ansvar ingår att kartlägga och dokumentera delar av respektive marknads befintliga processer och även förbereda för att kunna ta över dessa arbetsuppgifter tillfälligt innan hon lämnar över till teamet i Sverige.

- För att säkerställa en bra övergång har jag också ansvarat för att identifiera problem och utmaningar som behöver lösas innan ansvaret för arbetsuppgifterna kan flyttas till de nya teamen.

Projekt på distans

Det som är speciellt i detta projekt är att alla möten och kontakter med teamet, ansvarig chef och med Finance i de andra länderna sker på distans via Teams.
När Alexandra fick uppdraget skedde intervjun via Teams, men själva introduktionen i mitten på augusti skedde fysiskt på kontoret vid fyra olika tillfällen då hon fick en genomgång av processer, rutiner och system. Därefter har i stort sett hela uppdraget varit på distans.
- Under första delen av projektet har jag suttit i möten med kontaktpersoner i de olika länderna för att intervjua dem om hur de jobbar idag. Sen har jag dokumenterat befintliga processer i detalj innan jag lämnat vidare dokumentationen för godkännande, säger hon.

Fungerat bra

Trots att hon bara har träffat sina kollegor fysiskt ett fåtal gånger sedan hon började detta projekt tycker hon att det har fungerat väldigt bra.
- Jag upplever inga stora utmaningar. Självklart kan jag sakna möjligheten att träffas fysiskt och jag tror att det är bra att göra det ibland om möjligt.

Fördelar med distansarbete

Alexandra tycker också att det finns vissa fördelar med distansjobbet.
- Man kan spela in möten på Teams vilket är bra för mig som ska dokumentera och det säkerställer att jag faktiskt förstått och fångat upp alla delar och inte behöver ställa samma frågor om igen. Distansarbete möjliggör också att jobba mer fokuserat och ostört under mötesfria timmar, säger hon.

Tips för att genomföra stora projekt på distans:

  1. Lägg lite extra tid på introduktionen av nya medarbetare. Det kan ta längre tid att komma in i nya system och rutiner på distans än vad det hade gjort om ni sågs fysiskt.
  2. Ha samma möten på distans som du skulle haft på kontoret.
  3. Ha fler korta avstämningar, gärna individuellt, annars i mindre team.
  4. Sätt så tydliga förväntningar och ramar som det är möjligt vid uppdragets början.
  5. Säkerställ gemensamma ytor för dokumentdelning, chatt etc för teamet som alla kan ta del av.

Står du inför att sätta igång ett stort transformationsprojekt, men tvekar då detta verkar svårt att genomföra på distans? Kontakta oss så hjälper vi dig komma igång. Kontakta gärna Jessica Ivarsson jessica.ivarsson@meritmind.se  om du vill veta hur vi kan hjälpa er med digitaliseringsresan.

Skrivet av: anneliwl