Prenumerera på vårt nyhetsbrev ⇒
Som vi tidigare berättat om i bloggen står digitalisering även i år högt på prioriteringslistan för många ekonomiavdelningar. Detta är något som är förknippat med många frågor och utmaningar. Ofta saknas till exempel den systemkompetens som kan vara avgörande för en lyckad förändringsresa. På Kommunalförbundet VafabMiljö har ekonomichefen Fredrik Westberg löst problemet genom att slå ihop ekonomifunktionen med IT. Här berättar han om sammanslagningen samt hur han ser på den moderna ekonomifunktionen.
Vafab har ett övergripande prioriterat mål att göra en digital förflyttning över hela organisationen. En utmaning i denna förflyttning var att organisationen behövde hitta sätt att fånga upp all data i IT-systemen. När Fredrik Westberg började undersöka hur de på bästa sätt skulle kunna ta hand om och utnyttja datan upptäckte han att det fanns många synergier mellan ekonomi- och IT-avdelningen som inte nyttjades på ett optimalt sätt.
– Båda avdelningarna ansvarar för våra övergripande system och här finns medarbetare med olika kompetenser som skulle kunna samarbeta mer effektivt tillsammans. Vi bestämde oss då för att slå ihop avdelningarna, säger Fredrik Westberg.
Som exempel på gemensamma processer som innehåller viktig data nämner Fredrik Westberg Vågsystemet och Verksamhetssystemet.
– De systemen innehåller båda data som handlar om att väga in och kontrollera avfall från hushåll och företag som körs in på anläggningarna. Tidigare hanterades systemen och informationen i dem organisatoriskt åtskilt. Nu jobbar vi ihop på ett smartare sätt, säger han.
Ny avdelning – nya roller
Konkret innebär förändringen, som trädde i kraft vid årsskiftet, att IT-avdelningen organisatoriskt går in under ekonomiavdelningen. Fredrik Westberg är avdelningschef för avdelningen som har döpts till Ekonomi- och verksamhetsstöd. Den ursprungliga personalstyrkan finns kvar men en ny roll som systemförvaltare har inrättats på ekonomisidan och en förvaltningsledare som spänner över både IT och ekonomi. Totalt består den avdelningen av femton personer.
– Ansvaret mellan medarbetarna är fördelat så att de som ursprungligen kommer från IT ansvarar för själva systemen och de som kommer från ekonomi ansvarar för datan som systemen innehåller, säger Fredrik Westberg.
Nya roller
Fredrik Westberg berättar att de även diskuterat att inrätta en ny roll som informationsägare. Denna ska tydliggöra vem som har ansvar för innehållet i varje system och den data som finns där.
– Vi kommer troligtvis också ha ett ökat behov av processledare vilket bland annat kommer inbegripa ansvar för det framtida arbetet med att automatisera kund- och leverantörsreskontra, bokföring och andra liknande processer inom ekonomi och ersätta dem med robotar, säger han.
Viktigt att vilja hänga med
Fredrik betonar vikten av att de som jobbar med ekonomi i dag, förutom att ha en grundläggande förståelse för ekonomi, även måste ha en förmåga och en vilja att röra sig i en digital värld och kunna hantera och analysera verksamhetens data.
– Om de inte hänger med i digitaliseringen är risken stor att utvecklingen kommer springa om dem, säger han och tillägger att även CFO-rollen har förändrats.
– Även CFO:n har gått från att vara en bokhållare till att bli mer av en förändringsledare, med ekonomi- och verksamhetsinformation som möjliggörare för organisationen. Du måste vara intresserad av IT och lägga det högt på agendan. För om inte jag som CFO är intresserad hur ska då mina medarbetare kunna tycka att det är viktigt?
Vilka faktorer tror du är avgörande för att er omorganisationen ska lyckas framåt?
– De medarbetare som har berörts av den här omorganisationen är väldigt positiva till förändringen. Dessutom är de självgående och tar eget ansvar. Så att omge sig med positiva medarbetare med rätt inställning är en förutsättning för ett framgångsrikt arbete framåt.
Det är också viktigt med ett tydligt ledarskap. Det handlar om att förstå verksamhetens behov och kunna omsätta det i konkreta åtgärder.
– Vi som ledare måste visa på riktningen framåt, fördela roller och ge medarbetarna ett tydligt ansvar.
Vad hoppas du att den här omorganisationen kommer resultera i?
– I och med att vi mixar olika kompetenser på avdelningen som kompletterar varandra är min förhoppning att vi kommer kunna fatta bättre, mer välgrundade beslut som gör att vi kan följa upp och utveckla vår verksamhet på ett framgångsrikt sätt.
Vilka erfarenheter vill du dela med dig av till andra organisationer som står inför liknande digitaliseringsutmaningar som Vafab?
* De flesta organisation har, precis som vi, väldigt mycket data och som ekonomichef måste man omge sig med experter som kan ta hand om datan på rätt sätt. Jag tror därför att IT tillsammans med ekonomi måste ta en ledande roll i digitaliseringsarbetet.
* Börja med att göra grundjobbet genom att förankra i organisationen varför ni gör omorganisationen. Låt medarbetare komma till tals. Vilka är möjligheterna? Riskerna? Utmaningarna? Då får man engagerade medarbetare och det är viktigt för en framgångsrik utveckling.
*Omge dig med medarbetare som har en vilja att utvecklas och som kan och vill hantera de digitala verktygen. Det blir viktigare än vad det varit tidigare.
Läs också:
Så lyckas du med förändringsresan
Nyckeln till ett framgångsrikt förändringsprojekt är att först få en tydlig bild av nuläget och vad man vill uppnå med förändringen och därefter sätta en roadmap. Vi hjälper dig gärna med en genomlysning av din verksamhet för att komma igång.
⇒ https://meritmind.se/forandringsledning/verksamhetsanalys/
Kontakta oss så berättar vi mer!