Prenumerera på vårt nyhetsbrev ⇒
Meritminds undersökning bland 750 ekonomiavdelningar visar att process- och organisationsförändringar står högt på agendan för många organisationer. Vi hade därför tänkt skriva en blogg med tips på hur företag kan omorganisera sig för att bli mer agila och flexibla. Men under vårt samtal med organisationskonsulten Åsa Lundquist Coey tog bloggen en helt annan vändning. I stället blev det ett samtal om att stanna upp, samtala och se organisationen i sitt sammanhang för att på detta sätt hitta vägar framåt och skapa en stabil organisation.
Vad är viktigt att tänka på för att skapa en flexibel och agil verksamhet?
Jag tycker faktiskt att många företag redan är väldigt flexibla. Vi har anpassat oss ganska snabbt till de nya rådande omständigheterna. Det vi behöver nu är inte att skapa en mer flexibel och agil verksamhet, utan vi behöver istället se vår organisation i ett större sammanhang.
Men varför tror du att så många organisationer och företag vill göra olika typer av förändringar just nu?
Det inte är så konstigt. Människan är till naturen orolig. Nu har pandemin agerat katalysator och ökat den allmänna oron. Vi vet inte vad som kommer hända härnäst och våra gamla strategier håller inte längre. Känslan av bristande kontroll ökar, vilket i sin tur ökar oron. Detta blir en negativ spiral och det vanligaste är att agera för att få tillbaka känslan av kontroll. Företag omorganiserar, tar fram nya strategier och mätinstrument samt börjar automatisera manuella processer för att ligga i framkant och för att inte riskera att bli omsprungna.
Så du tycker att många företag gör förändringar i onödan?
Kanske inte i onödan, men av fel orsaker. Det är viktigt att tänka igenom varför förändringen görs. En omorganisation eller annan förändring kan absolut behövas för att förenkla processer, men oron försvinner inte genom en organisationsförändring eller för att man arbetar fram en ny strategi.
Vad bör företagsledare göra istället?
Man bör inse att världen just nu är satt på paus på grund av pandemin och att det därför inte går att ha full kontroll. Istället för att göra drastiska förändringar bör man därför planera för improvisation. Men det är viktigt att ta oron på allvar.
Har du några konkreta tips till företagsledare som känner sig oroliga just nu?
För det första är det viktigt att inse att du som ledare inte kan lösa organisationens problem själv. I stället bör du samtala med dina medarbetare och jobba tillsammans med dem för att komma fram till vad som ska göras.
För det andra är det viktigt att stanna i det som skaver, titta på oron på ett lite mer pragmatiskt sätt och fråga sig: Vad är det som gör att jag känner att jag måste göra en omorganisation just nu? Att omorganisera kan vara ett sätt att dämpa oro och ängslan men oftast behövs ”bara” gemensamma mer öppna samtal. Att kunna uttrycka vår oro har en omedelbar lugnande effekt på oss. Då ökar förståelse för att det inte är något fel på oss, vi känner det vi känner.
Försök att skaffa dig en förståelse för omgivningen och det sammanhang organisationen befinner sig i. Gör en omvärlds- eller samtidsanalys. Då får du en bättre förståelse för vad som pågår runt omkring dig och i världen. Därefter kan du agera.
4 frågor att fundera på innan du gör en större organisationsförändring
Vad driver din förändring? Vad är du orolig över och vad vill du förändra? Försök förstå vad det är som gör att du känner att det behövs en förändring just.
Vad befinner sig organisationen i för sammanhang? Istället för att utveckla ny strategi eller liknade är det viktigt att du förstår vad du finns i för kontext. Först då kan du förstå varför det har uppstått ett behov av att göra en förändring. Finns det andra sätt att bota oron på? Kanske finns lösningen någon annanstans.
Varför vill du genomföra en förändring? Inom ekonomifunktionen är det många rutiner som kan ersättas med automatisering. Gör du det för att alla andra gör det eller för att du är rädd att bli omsprungen av andra? Ökad automatisering kan trigga en oro hos människor att bli av med jobbet. Hur kan ni prata om det? Hur får ni varandras axlar att sjunka lite?
Hur kan du ta till vara dina medarbetares kompetens? Jobba med andra och dela din makt med andra. Ge medarbetare mer handlingsutrymme så att de kan ta initiativ och ansvar och utnyttja sitt omdöme. Samtala för att tillsammans komma fram till hur ni ska gå vidare, så formar ni varandras omdöme. Tänk på att en organisation inte består av överdrivna ideal i form av abstrakta visioner och strategier (som kan bli lite för mycket fantasier) utan av människor som jobbar tillsammans i utvecklande, skapande processer.
Om Åsa Lundquist Coey
Åsa är Sveriges första Doktor (Ph.D) i Management & Complexity med en M.Sc i Organisation & Leadership. Hon gör föreläsningar, workshops och längre program för styrelser, ledningsgrupper, chefer, medarbetare och projektledare. Syftet är att bidra med insikter kring och uppmuntra det som är hjälpsamt för att människor i arbetslivet ska kunna ta sig fram i ett växande komplext organisationslandskap. Hon har skrivit flera böcker och hennes senaste”Samspel & Rävspel – ideal och verklighet på jobbet” handlar om hur mer fokus på verklighet; relationer, makt, oförutsägbarhet – snarare än ideal; heroiska ledare, positivitet, förutsägbarhet – kan få axlar att sjunka och hjälpa oss vidare i arbetslivet.
Läs också:
Så lyckas du med förändringsresan
Nyckeln till ett framgångsrikt förändringsprojekt är att först få en tydlig bild av nuläget och vad man vill uppnå med förändringen och därefter sätta en roadmap. Vi hjälper dig gärna med en genomlysning av din verksamhet för att komma igång.
⇒ https://meritmind.se/forandringsledning/verksamhetsanalys/
Kontakta oss så berättar vi mer!