Meritmind har vid två tillfällen under våren anordnat rundabordssamtal i Göteborg för företag som vill nätverka kring Robotic Process Automation (RPA) och förvaltning av sina digitala medarbetare. Under samtalen utbytte deltagarna erfarenheter, frågeställningar och tankar om hur de kan ta eller har tagit sin organisation kring de digitala medarbetarna till nästa nivå.
I båda grupperna kom snabbt följande frågeställningar kring robotics upp:
- Hur kommer man igång?
- Vem i organisationen ska ta ägarskap?
Hur kommer man igång med RPA?
- Engagemang hos chefer och ledningsgrupp
- Välj en process som accepteras av organisationen
- Informera och utbilda internt
- Håll workshops för att engagera och lyfta potentiella processer
- Utvärdera och prioritera resurser
Oavsett om initiativet att undersöka eller inleda en första robotisering kommer från teknikintresserade medarbetare i linjen eller från ledningsgruppen så är kritiska framgångsfaktorer, likt alla förändringsprojekt, att ha en vision, ett mål och att chefer och ledare visar engagemang och tydliggör att det är ett prioriterat område.
Att välja den första processen som ska robotiseras kan tyckas svårt. Tar man den som skaver mest i organisationen, det bästa business caset eller en enklare process? I stort sett alla mer erfarna deltagare vittnade om att de börjat med enklare men relativt tidskrävande administrativa processer för att snabbt få ett framgångsrikt exempel på plats. En av deltagarna hade valt en något större process. Det ledde till en mer utmanande processkartläggning och robotisering i förhållande till de andra men i slutändan också till större affärsnytta. Båda vägarna fungerar alltså, men konsensus fanns kring att det är fördelaktigt att välja en process som linjeverksamheten gärna vill bli av med, eller åtminstone inte skulle sakna. Det bidrar till acceptans hos medarbetarna som i förlängningen kan agera ambassadörer.
Flera av deltagarna tipsade även om att sprida information kring RPA via interna kanaler så som intranät, informationsmöten och workshops för intresserade medarbetare. Att filma en robotiserad process är ett kraftfullt sätt att illustrera effektiviseringen. När verksamheten väl fått upp ögonen för möjligheterna så är potentiella processer inte längre ett bekymmer. Då handlar det om att utvärdera om processerna lämpar sig för RPA och prioritera resurserna.
Vem ska ta ägarskap över RPA?
- Initiativtagande och ägare av roboten kan se olika ut
- Processägare fortsatt ansvarig efter robotisering
Det är en fråga med flera dimensioner. Om vi definierar ägarskap som vem som är initiativtagare, startar och driver robotiseringen så var svaren olika. En deltagare berättade att det var ekonomiavdelningen som var initiativtagare, införskaffade ett antal robotar och anställde egna utvecklare för att säkra resurser. En annan hade upprättat ett Center of Excellence med anknytning till deras Shared Service Center. I deras fall är det Center of Excellence som ansvarar för robotiseringen av processer efter beställning från processägare i verksamheten. Hos en tredje är det IT som är ägare men ekonomi som driver frågorna mot verksamheten och ansvarar för processkartläggning.
Vad gäller förvaltningen av processerna efter robotisering var bilden betydligt mer likstämmig. De som ansvarade för processen före robotiseringen måste fortsatt äga processen även när roboten genomför den. Det är de som har förståelse för processen, kan sätta den i ett större sammanhang och även hantera eventuella avvikelser.
Efter dessa rundabordssamtal kan vi konstatera att RPA fortsatt intresserar och engagerar många chefer och ledare på ekonomiavdelningar. Kontakta gärna oss på Meritmind om du vill veta mer om hur vi kan hjälpa er att effektivisera era administrativa processer.
Av: Stefan Kesak, rådgivningskonsult på Meritmind
Följande bolag deltog i rundabordssamtalen:
Volvofinans Bank
Attendo
Stena Line
Stena Fastigheter
AB Volvo
Resia
DB Schenker
Göteborgs Stad Intraservice
Balder Fastighets AB
Dentsply Sirona
Halmstad Energi och Miljö