Så blir organisationen effektivare med en verksamhetsanalys

Stor potential med automatisering – experterna guidar dig rätt

Prenumerera på vårt nyhetsbrev ⇒

 

Att vara konkurrenskraftig och ligga i framkant är ett ständigt pågående arbete och det kräver att organisationen både är långsiktigt stabil, men samtidigt agil med möjlighet att snabbt förändras i takt med omvärlden. En verksamhetsanalys kan vara ett första steg till en effektivare organisation. Meritminds rådgivningskonsulter berättar hur det går till och vilka lösningar den kan resultera i.

En genomlysning av ett företags verksamhet kan innefatta att hitta åtgärder för förbättrad ekonomistyrning, tydliggöra drivkrafter för intäkter och kostnader, optimera kassaflöde och identifiera kompetensbehov inom ekonomiområdet.

Tar reda på varför problem uppstått

En genomlysning kan också leda till att genomföra projekt inom dessa områden, men även till systemupphandling, samt implementering av processer och digital transformation.

– När en kund kommer till oss med en utmaning börjar vi med att ta reda på vad den egentliga bakgrunden och behovet är. Ofta kan ett problem inom till exempel ekonomistyrning ha andra underliggande orsaker som krångliga processer, eller otillräckliga kunskaper, säger Johan Bruce, rådgivningskonsult på Meritmind.

Börjar med en genomlysning

En förändringsprocess börjar med att det görs en nulägesanalys i syfte att få en grundläggande förståelse för organisationens utmaningar.

Det är viktigt att titta på saker som:

* Hur är organisationen uppbyggd och vilka kompetenser finns?

* Vilka är kunderna och leverantörerna?

* Hur ser affärsmodellen ut?

* Hur fungerar ekonomiprocesserna och den interna rapporteringen?

* Vilka system och styrprocesser finns?

* Vilka är drivkrafterna för företagets verksamhet och resultat?

* Hur styrs bolaget?

För att få förståelse för dessa frågor och komma ner på djupet är det dels viktigt att få ta del av material som löpande rapportering, årsredovisningar, verksamhetsplaner, budget och prognos, viktiga kundavtal, aktuella tillgångar och skulder, översikt av ekonomistödsystemen och organisation.

Det är också viktigt att göra djupintervjuer med CFO eller ekonomichef, delar av ledningsgrupp och nyckelpersoner inom affärsområdena samt de som jobbar med ekonomiprocesserna dagligen. Detta ger en förståelse för vilka problem som finns och vad som kan förbättras.

– Ju mer information som kan fångas upp i detta steg, desto bättre förståelse får man för organisationen och dess utmaningar, säger Stefan Kesak, rådgivningskonsult på Meritmind.

Gemensam verklighetsbild

När alla intervjuer är gjorda och allt material är överlämnat analyseras det och presenteras för kunden. På detta sätt får man en gemensam verklighetsbild av nuläge och börläge.

– Processen är iterativ och agil vilket innebär att vi under uppdragets gång har många avstämningar med uppdragsgivaren för att vara överens om riktning och mål. Detta är en viktig framgångsfaktor för att kunna genomföra förbättringsarbetet och få en nöjd kund, säger Johan Bruce.

Meritmind kan genom sitt aktiva arbete med kunden föreslå effektiva och genomförbara lösningar som ger effekt både på kort och lång sikt.

Dessa lösningar kan till exempel avse:

* Hur månadrapporteringen kan förbättras

* Hur projekt kan följas upp på ett mer ändamålsenligt sätt

* Hur prognosmodeller kan göras tydligare

* Hur riskmedvetenhet för fordringar och skulder kan öka

* Hur kassaflöde kan förbättras

* Hur regelverk och metoder för projektavräkning kan implementeras

Varför är det bra att låta en utomstående göra ett genomlysningsuppdrag?

– Det behövs ofta ett utifrånperspektiv för att kunna ta reda på varför ett problem uppstått. Dessutom saknar intern personal ofta den tid som krävs för att göra en ordentlig genomlysning och uppnå önskat resultat.

Vilka effekter kan uppnås efter ett genomlysningsuppdrag?

– Oavsett uppdrag är det oerhört viktigt för oss att de uppdrag vi genomför ger effekt. Ofta ökar en genomlysning organisationens möjligheter att uppnå förbättrad kontroll, effektivare processer och organisationer. Och istället för att agera reaktivt och ”släcka bränder” kan bolaget arbeta proaktivt med verksamhetsutveckling. Även efter utfört uppdrag är det många av våra kunder som uttrycker att de vill ha fortsatt kontakt med oss för processutveckling och rådgivning, säger Stefan Kesak.

5 effekter av en verksamhetsanalys

1. Förenklade och digitala processer ger ökad kontroll och är tidsbesparande.

2. Förbättrade modeller ökar tydligheten i organisationen.

3. Ökad riskmedvetenhet minskar risken för störningar i verksamheten.

4. Tydligare rapportering och uppföljning ger förutsättningar för förbättrad tillväxt, lönsamhet och förbättrat kassaflöde.

5 Förbättrade prognosmodeller underlättar snabba beslut och möjlighet till långsiktig hållbarhet.

 

Så kan Meritmind hjälpa dig ⇒

Meritminds konsulter Johan Bruce och Stefan Kesak, har båda lång erfarenhet av verksamhetsstyrning och lönsamhetsoptimering.

Hör gärna av dig till dem om du vill ha hjälp med verksamhetsförbättringar i ditt företag eller läs mer på https://meritmind.se/forandringsledning/

 

johan.bruce@meritmind.se
Stefan.kesak@meritmind.se

Skrivet av: Mathias Johansson