Så lyckas du med systembytet –fem framgångsfaktorer

Lyckas med systembyte

Prenumerera på vårt nyhetsbrev ⇒

Vägen till ett lyckat systembyte kan tyckas lång och krånglig. Så behöver det inte vara. Med några enkla knep kan vägen till nytt system bli både enkel och kort. Kristin Metha som har lång erfarenhet av systembyten berättar hur du lyckas.

Står du inför ett systemskifte? Då kan det vara bra att börja med att göra en genomlysning av företagets behov och drivkrafterna bakom bytet. Varför ska systemet bytas och vad ska uppnås?

När det beslutet är på plats och finansieringen klar är nästa steg att utse en projektledare som både har kunskap om affären och tekniken. Denna person bör också vara positiv och energifylld med förmågan att dra projektet i mål, men samtidigt vara kommunikativ och kunna påverka olika intressenter. En bra systemlösning har större chans att fungera i praktiken om projektet bedrivs på rätt sätt. Det är nyckeln till framgång och ger en bra grund.

För den fortsatta vägen fram till ett lyckat systembyte kommer här våra fem bästa tips:

Nyfikenhet och engagemang

Ha ett nyfiket förhållningsätt till systembytet och bjud in alla berörda för att skapa en gemensam vision. Utgå hur ni vill ha det i stället för att utgå från hur ni gjort tidigare. Utgå inte bara från era egna behov utan försök se helheten. Det är viktigt att användaren få stå i centrum för all utveckling (inside-out perspektivet).

Inhämta inspiration från olika systemleverantörer och deras kunder (outside-in perspektivet). Gå på seminarier och nätverka! Det ger mycket information och goda kontakter som kan vara bra att ha under hela resan.

Välj en partner som känns rätt

Sondera marknaden och ta reda på vilka de bästa leverantörerna är för era nuvarande och framtida behov. Hur ser deras vision och utvecklingsresa ut? Hur mycket budget har de för vidareutvecklingar vs. underhåll? Finns det konsulter/ support på plats som talar samma språk som ni och som är tillgängliga när ni verkligen behöver det?

Om leverantören inte har kapacitet som ni, är risken stor att ni hamnar efter i utvecklingen.

Sträva efter flexibla lösningar med minimalt underhåll

Allt fler leverantörer erbjuder molnlösningar. Det är inte så konstigt. Dessa lösningar behöver ingen egen infrastruktur, de är väldigt flexibla, uppdateringarna sker automatiskt och de går att byta ut snabbt om du väljer ett sådant avtal (SaaS – Software as a Service). Automatiska uppdateringar fungerar dock bäst när systemet inte är skräddarsydd. För att spara tid och pengar är en standardlösning därför ofta att föredra framför en egen lösning.

Givet flexibiliteten som nuvarande system och avtal erbjuder blir beslutet inte lika stort och långsiktig som det brukade vara. Detta ger utrymme att agera lite mer snabbfotat än för 15 år sen.

Tänk till innan, men implementera agilt

Det är inte själva implementationen som är den stora grejen eftersom lösningen ska vara så standardiserad och färdigbyggd från början som möjligt. Lägg istället mycket tid på förstudie och efterimplementering för att säkerställa att systemet verkligen används och att visionen med bytet uppnås.

Visionen täcker ibland in att många olika processer ska effektiviseras via ett systembyte och då gäller det att sätta en struktur (blueprint) i förstudien som kan ena alla delar (t.ex. utfall och budget/ prognos), även om allt inte implementeras samtidigt.

Ett agilt tillvägagångssätt sparar tid och resultat uppnås snabbare. Organisationen får då också möjlighet att landa i nya systemdelar innan nästa lansering. Det går också att implementera samma modul stegvis i olika delar av organisationen, t ex olika affärsområden.

Underskatta inte förändringsresan

Många företag har väldigt kapabla system på plats, men funktionalitet förblir ofta outnyttjad. Varför? Ofta beror det på att medarbetarna inte involverats och är med på förändringsresan.

Det är därför viktigt att planera för förändringsledning – både i början och under resans gång, men särskilt efter implementationen. Vilka blir fördelarna för användarna? Vilka nya kompetenser behövs? Hur kan organisationen förbereda sig? Är ledningen på er sida?

Att ha ett svar på dessa frågor för att kunna styra allt i mål kommer uppskattas av medarbetarna och säkerställa att visionen med systembytet blir verklighet samt att vägen dit blir både enkel och lustfylld.

 

Kristin Mehta, chef för affärsområde rådgivning på Meritmind. Hör gärna av dig till henne om du vill ha hjälp med ditt systembyte eller om du har andra frågor rörande affärssystem: kristn.metha@meritmind.se

Läs mer om Meritmind rådgivning ⇒

 

Skrivet av: Mathias Johansson