Prenumerera på vårt nyhetsbrev ⇒
Telias resa med robotisering och automatisering började för fyra år sedan. Kristina Engstrand som är Robotics and Data Manager inom finans på Telia berättar hur RPA-organisationen är uppbyggd, vilka processer de automatiserat och vilken effekt det har haft på organisationen.
När Telia påbörjade sitt automatiseringsprojekt 2016 var robotar inte särskilt vanligt och misstänksamheten var stor. Finansavdelningen var först ut med att introducera robotar på Telia men nu har även sälj- och kundorganisationer inom Telia kommit långt. Total har ett 20-tal enheter infört robotar i sin verksamhet och det har gett en annan förståelse i organisationen.
– De flesta inser nu att robotar gör ett bra jobb, och att det innebär att de själva kan lägga mer tid på värdeskapande arbetsuppgifter medan roboten gör det tidskrävande och tråkiga jobbet, säger Kristina Engstrand.
RPA-organisationens uppbyggnad
För att komma igång med RPA-projektet tog Telia hjälp av en extern konsult. De utbildade bland annat den personal som sedan blev en del av den nya RPA-organisationen.
– Det tog lite tid att bestämma hur den nya RPA-organisation skulle jobba mot övriga avdelningar och vem som skulle ansvara för vad, men när det väl var på plats gick resten smidigt, säger Kristina Engstrand som är ansvarig för Robotics & Data Management som är en del av RPA-organisationen.
Kristinas team inom Robotics & Data Management är indelade i två grupper med totalt tolv medarbetare. Teamet för Robotics arbetar mot Telia Finance Shared Services, FSS och ansvarar för att bygga och förvalta robotar medan teamet för Data Management ansvarar för redovisningsprocesserna i affärssystemen, framförallt SAP.
Data Management teamet är uppdelat i tre grupper; Revenue Flow ansvarar för att alla siffror som kommer in i SAP är korrekta, Technical Reporting ser till att data från olika system landar rätt och slussas vidare i systemen samt Access Control som säkerställer att personer i organisationen har korrekt access till SAP.
I Roboticsteamet arbetar en Business Analyst med att hitta nya processer att automatisera och två RPA- developer/controllers som ansvarar för att bygga och utveckla nya robotar och förvalta de robotar som redan är igång.
– De personer som bygger robotarna har ingen speciell utbildning för detta, men har i grunden ett starkt IT-intresse. Dessa personer är rekryterade internt vilket är en stor fördel eftersom robotarna utgår från verksamheten och det är bra att de som bygger dem har en förståelse och kunskap hur organisationen fungerar säger Kristina Engstrand.
Hitta nya processer att automatisera
I dag har Telia automatiserat de mest uppenbara, repetitiva processerna och det kan vara utmanande att hitta nya case att automatisera. Det krävs att alla i teamen hela tiden funderar och tänker efter vilka arbetsuppgifter som skulle kunna tas över av en robot.
– Vi har så kallade Subject Matter Experts i varje team och de ansvarar för att, i dialog med vår Business Analyst, jobba fram nya case som passar för automatisering. Det är en ständigt pågående process, säger Kristina Engstrand och tillägger:
– Vi är noga med att teamen som äger processerna är med i all utveckling och bestämmer vad roboten ska göra, när den ska utföra vissa uppgifter och vad som händer om något blir fel.
Icke-robot vänliga uppgifter
Telias personal lägger allt mindre tid på typiska uppgifter som robotar kan göra snabbare och bättre och lägger istället mer tid på sådant som skapar värde och är unikt. Mycket fokus har hittills lagts på att automatisera bokslutsprocesserna, för att spara tid åt de team som är överbelastade den tiden i månaden.
– Våra bokslutsrobotar har bidragit till att övertidstimmarna för de personer som arbetar med boksluten gått ner radikalt. Idag har den personalen istället tid över för att utföra mer så kallade ”icke-robot vänliga” uppgifter och stödjer den övriga verksamheten med till exempel analyser. Vi har också effektiviserat och automatiserat inflödet av bokföringsordrar, vilket bidragit till att mängden frågor till supporten minskat radikalt. Detta var tidigare en ganska betungande arbetsuppgift.
”Hours back to business” – antal timmar roboten sparat
I syfte att lyfta Robotics har Telia FSS nyligen lanserat en automationsida på intranätet.
– Här presenterar vi oss själva och hur vi arbetar samt hur du ska göra om du vill automatisera en process. Vi publicerar också statistik över antal timmar roboten har sparat för teamet varje månad, ett klassiskt statistiskt mått inom Robotics som även kallas ”Hours Back to Business”, säger Katarina Engstrand.
Utveckla robotplattformen
När Telia nu har byggt robotar för de transaktionella processerna är nästa steg att bygga vidare på robotplattformen. Planen är att ta fram analysverktyg samt utveckla fler komplexa processer som kan stödja verksamheten inom olika områden.
– Vi vill bland annat bygga vidare på den gemensamma chatboten vi startade för några år sedan tillsammans med IT och HR. Chatboten kan avlasta vår support och svara på vanliga frågor från verksamheten. Den kan också utvecklas till att samarbeta med våra RPA-robotar. Om någon till exempel vill ha status på en faktura skulle chatboten kunna initiera en fråga till RPA-roboten som sedan svarar och skickar status till chatboten.
Även om Telia har kommit långt är det viktigt att hela tiden hänga med i vad som händer då det ständigt kommer nya lösningar.
Kristinas tips till företag som står inför RPA-resa:
- Börja med att göra en pilot på ett riktigt case som ni kan använda och presentera för de som sedan ska fatta beslut.
- Se till att alla som är intressenter är med i diskussionerna från början så att processen inte stoppas upp på grund av detta.
- Om en process ska länka ut till en annan process, se till att säkra dialogen med alla processägare.
- Berätta i organisationen vad du ska göra, varför och vad det innebär. Få dem att känna att robotar underlättar deras arbete.
- Var inte rädd för att bygga robotar för tillfälliga lösningar. Våga testa – det är inte någon stor kostnad att starta upp en robot och det är lätt att räkna hem jobbet den utför under en viss period.
- Se inte din RPA-robot som ytterligare ett IT-system – utan som ett ”tredje ben” som är integrerat i organisationen och genomför en arbetsuppgift precis som alla andra medarbetare.
- Var tydlig med effekterna – på Telias intranät finns statistik som visar hur robotar jobbar och hur mycket tid roboten sparar per område.
Här kan du läsa mer om RPA-projekt
Från automatisering och AI – Beskrivning av begrepp och hur de förhåller sig till varandra
Kontakta oss så berättar vi mer!