Controller om AI: Mitt arbete har förändrats radikalt
För William Sam, associerad konsult som controller för Meritmind, har AI förändrat arbetet radikalt. Effektiviteten har skjutit i höjden och han använder AI som bollplank för att generera kod, analysera data och skapa rapporter. Meritmind fick chansen att ställa frågor till honom om vilka utmaningar han ser och hur man som controller kan jobba smart med verksamhetsstyrning.
Controllers har en central roll i företagets finansiella styrning. Men en av de största utmaningarna idag är att många inte får utnyttja sin fulla kompetens. En stor del av deras tid går i stället till repetitiva rutiner, manuell datainsamling och rapportering som ibland saknar tydligt syfte. Det menar William Sam, associerad konsult som controller och BI-utvecklare för Meritmind och fortsätter:
– I min mening bör controllerrollen vara dynamisk och ha en mer ”på tårna-roll” snarare än att präglas av fasta checklistor och manuella processer. Jag har sett många controllers – inklusive mig själv – spendera timmar på att knacka siffror och leverera rapporter utan att riktigt förstå vad de ska användas till eller av vem. Låt det ringa en klocka om uppgifterna är tidskrävande, återkommande och rutinmässiga, då kan dessa ofta automatiseras.
Vad har AI för inverkan på din vardag som controller?
– AI har förändrat mitt arbete radikalt och min effektivitet har skjutit i höjden. Jag förlitar mig exempelvis inte längre på att kunna all kod utantill, utan jag promptar i framförallt ChatGPT och då jag har en förkunskap om kodspråket i fråga kan jag snabbt godta det genererade svaret eller prompta vidare. Jag har också kunnat glida in på andra programmeringsspråk samt blivit mindre beroende av andra för att komma vidare när jag har fastnat.
Hur menar du att AI mer kan användas?
– Jag använder AI som mitt bollplank, bygger upp scenarion och finner lösningar på problem som jag ställs inför. Ofta är problemen datarelaterade eller för att generera kod. Men det kan också handla om att generera listor och utföra datatvättar eller att utvärdera och sammanställa stora rapporter och dokument till enkla jämförbara matriser.
Vilka AI-program använder du?
– Jag använder just nu mest ChatGPT och Microsoft Copilot. Ett tips är att låta programmet lära känna dig, hur du jobbar, dina förutsättningar och vilka resurser du har. Bygg upp en kontext kring dig som person så att du får så relevanta svar som möjligt.
Har du någon uppfattning om hur andra controllers resonerar kring AI?
– Min uppfattning är att vissa controllers använder AI dagligen medan andra inte. Jag tror många har respekt för AI och kanske viss rädsla för att bli ersatt av det. Ska jag vara ärlig så är denna rädsla till stor del befogad, just därför måste man komma bort från det repetitiva och manuella.
Finns det några fallgropar och risker med AI?
– Ja, det finns vissa utmaningar. Det första jag tänker på är att ha en överdriven tilltro. AI är ett verktyg och inte en ersättning för kritiskt tänkande. En annan sak är att AI kan göra en lat. Men att sluta tänka själv eller sluta validera resultat kan vara farligt. Ibland söker jag mig till AI i tron om att jag behöver ta fram en avancerad lösning, kod eller formel men får i stället en mycket enkel lösning som man absolut borde kommit på själv och då skäms man lite. För att AI ska vara ett effektivt verktyg krävs att användaren har tillräcklig kunskap för att kunna tolka och ifrågasätta resultaten. Till sist tänker jag på datasäkerhet. AI måste användas enligt företagets säkerhetsriktlinjer för att undvika läckor och felaktig hantering av känslig information.
Lämna de repetitiva och manuella uppgifterna bakom dig och fokusera mer på analys, strategi och affärsstöd
William Sam sammanfattar:
Lämna de repetitiva och manuella uppgifterna bakom dig och fokusera mer på analys, strategi och affärsstöd. Genom att ta kontroll över arbetsflöden och implementera smartare lösningar kan du inte bara göra arbetet effektivare, utan också skapa mer värde för företaget.
- Automatisera rutinmässiga uppgifter. En automatisering sparar inte bara tid utan minskar också fel.
- Se till att utforska och utnyttja de verktyg du redan har. Excel, affärssystem och BI-verktyg har ofta mer att erbjuda än vad de flesta känner till.
- Använd AI som ett verktyg, inte en ersättning för kritiskt tänkande.
- Utforska nya verktyg, programmeringsspråk och tekniker: Många BI-verktyg har gratis versioner, Power Query, SQL, Python och Power Automate kan göra arbetet effektivare.
- Datasäkerhet. Använd AI enligt företagets säkerhetsriktlinjer för att undvika läckor och felaktig hantering av känslig information.
- ”Prototypa” och testa. Identifiera problem och lös dem snabbt med befintliga resurser innan du investerar i nya system. Med vår checklista och metoden Prototypande delar vi med oss av 5 steg mot en enklare och effektivare verksamhetsstyrning.
Så kan AI användas enligt William:
- Bolla fram lösningsförslag på problem
- Generera kod, formler, funktioner. Snabbare utveckling av script i exempelvis DAX, Python, Excel eller SQL.
- Analysera och sammanställa rapporter. AI kan extrahera insikter och strukturera data mer effektivt än manuella metoder.
- Förenkla datatvätt. AI kan snabbt identifiera och rätta fel i stora dataset.
- Skapa prognoser och simuleringar. Maskininlärning kan förbättra budgetar och finansiella prognoser.
