Månadsbokslutet: Ha lite bokslutsgodis tillgängligt!

Michael Khalil och Vicky Ravander är redovisningsekonomer och arbetar båda som konsulter på Meritmind. De vet att det inte är en bra idé att vara ledig i slutet på månaden. Inför månadsbokslutet måste allt annat läggas åt sidan och hektiska dagar och sena kvällar är mer regel än undantag. Men till stor del beror tidspressen på hur väl förberedd man är och hur fort fakturorna ute i organisationen blir attesterade.

– Det är inte själva momenten som skapar tidspress utan utomstående faktorer. Du är beroende av att andra lämnar ifrån sig fakturor och här skiftar disciplinen från företag till företag. Och så ska datasystemet fungera. När det är som mest bråttom kan man ge sig sjutton på att systemet går ner, skrattar Vicky.

– Ja, och samtidigt ska man hinna med de dagliga arbetsuppgifterna. Därför är det viktigt att hålla sig organiserad genom att hålla koll på kalender, skriva att-göra-listor och bygga upp tydliga rutiner, menar Michael.

Håll koll löpande  

Vicky tipsar om att ligga i fas hela tiden. Att hålla koll på konton löpande under månaden och att stämma av mot banken en gång i veckan.

– Förbered så mycket som möjligt. Se till att fakturor är attesterade, att semesterlöneskulder är avstämda, att alla skattekonton och bankkonton stämmer med huvudbok. Ett tips är att stämma av skattekontot i mitten av månaden, då har du begränsat intervallet för differenser, om något är fel, säger Vicky.

Attestera fakturor – en flaskhals 

Så hur kan man få fler engagerade att attestera fakturor? Vicky menar att det beror mycket på företagskulturen och på CFO. De flesta chefer prioriterar sina uppgifter och tycker inte att ekonomiavdelningens påtryckningar står högst på listan. Men har man en CFO som inser att det är viktigt så brukar det gå bättre. Det är väldigt olika på olika företag, menar Vicky.

– Det är en del av vårt ansvar på ekonomiavdelningen att hålla koll på fakturor och attesteringar, därmed ingår det också i våra arbetsuppgifter att informera kollegor som är sena med sina attesteringar att de måste lämna in dem. Om det trots allt inte ger någon framgång får man kontakta CFO, säger Michael.  

Bokslutsschema ett bra stöd 

Om företaget har ett bokslutsschema finns det rutiner och tydlig ansvarsfördelning, det är ett bra stöd berättar Vicky och Michael.

– Schemat beskriver vem som ska göra vad och vilken dag det ska ske. Om någon är sjuk kan man se vilka uppgifter man måste ta över. Är man flera med leverstörsreskontra till exempel måste man veta vem som gör vad.

– När det flyter på och alla hjälper varandra går det smidigt och snabbt, trots de mest stressiga dagarna i månaden, säger Michael.

Till sist, har ni något eget knep att tipsa om?

– Ha lite bokslutsgodis tillgängligt! Jag tycker också om att jobba hemifrån under bokslutet. Eftersom man slipper resvägen så känns det inte lika tungt att behöva sitta sent, avslutar Vicky.

Fem tips för att få till ett smidigare månadsbokslut:

• Ha en god dialog med kollegor, en genväg till attesterade fakturor
• Se till att allt löpande arbete ligger i fas
• Ta stöd av bokslutsschemat, då missar du inget
• Jobba hemma om företagskulturen tillåter det, mer tidseffektivt under dessa dagar
• Sist men inte minst, förbered med lite bokslutsgodis!