Vi närmar oss slutet på året och det innebär bokslutstider för många företag. Oavsett om du är CFO i en större koncern eller ekonom i ett mindre företag kan arbetet med årsbokslutet både ta mycket tid och vara administrativt betungande. Så behöver det inte vara. Här är våra bästa tips för en smidig beslutsprocess.
– Tyvärr är det vanligt att hög grad av manuellt arbete, otydliga gränsdragningar avseende arbetsuppgifter och bristfällig kommunikation mellan medarbetare ger en onödigt lång och ineffektiv bokslutsprocess. Detta ger sämre kvalité på bokslutet och kan bidra till utarbetade medarbetare och bristfällig återkoppling till organisationen, säger Petra Endre som är redovisningschef på Meritmind.
Så behöver det inte vara. Om du har en effektiv bokslutsprocess kan du minska belastningen på teamet och hjälpa ledningsgruppen att i ett tidigt skede fatta mer korrekta beslut baserat på bättre grunder, vilket kan styra bolaget mot satt strategi.
Här är några tips som underlättar ditt arbete och hjälper dig få klart bokslutet snabbt och effektivt.
Börja i god tid
För att arbetet med årsbokslutet ska bli så effektivt som möjligt är det viktigt att planera och sätta av tid för detta arbete i god tid. Sätt upp en tidsplan för när det ska vara klart. Vad behöver du förbereda för att tidsplanen ska hålla? Informera medarbetare som måste involveras i bokslutet så att de får kännedom och är medvetna om tidsplanen.
Vilka resurser behövs?
Det är viktigt att i god tid identifiera nyckelpersoner och vilka kompetenser och resurser som krävs för att säkerställa ett smidigt bokslut utan att den dagliga verksamheten påverkas. Samtliga inblandade medarbetare bör ha ett tydligt definierat ansvarsområde och förstå hur de ska bidra för att processen ska bli så smidig som möjligt.
Samla ihop material
Har du koll på allt material som behövs för att göra klart bokslutet i tid? Det kan vara verifikationer som fakturor och kvitton men även annat material som slutlig skattsedel, beslut om preliminärskatt, förteckning över kundfordringar och leverantörsskulder. Spara gärna allt material digitalt, så att du lätt hittar det när det är dags att lämna in bokslutet.
Regelbundna avstämningar
I en värld med hög förändringstakt kan mycket hända på kort tid. För att fånga upp fel och minska risken för eventuella tidsödande överraskningar i samband med årsbokslutet är det viktigt att hålla koll på siffror löpande och att genomföra månadsavstämningar. Med regelbundna avstämningar blir årsbokslutet både effektivare och går snabbare och du får något konkret att styra verksamheten efter.
Kontrollera
Om du börjar med ditt årsbokslut i god tid hinner du också gå igenom det noggrant och rätta eventuella fel innan det lämnas till myndigheter. Om du dessutom korrigerar felaktigheter löpande, minskar risken för att bokslutsarbetet drar ut på tiden. Säkerställ också att alla förändringar dokumenteras och sparas.
Se över möjligheter till automatisering
Om du inte redan har börjat med att investera i system som kan underlätta bokslutet kan det vara läge att redan nu notera vilka processer som kan förbättras till nästa år. Uppgifter som utförs på rutin, måste skrivas in på olika ställen, är förutsägbara eller som ofta genererar administrativa fel kan med fördel automatiseras. Att investera i ett bra system ökar både produktivitet och kvalitet vilket bidrar till lägre kostnader, minskar risken för fel och spar mycket tid. På sikt ger det också tid över till mer värdeskapande arbetsuppgifter som i högre grad bidrar till bolagets framgång.
Här kan du läsa mer om hur du kommer i gång med att automatisera ekonomifunktionen.
Små förändringar gör skillnad
Till sist, det är de små förändringarna vid varje bokslut som gör skillnad. Sök aktivt efter förbättringar även om de kan verka obetydliga. Det frigör tid och ger ett mer effektivt bokslut på längre sikt.
Ta hjälp
Även om du förberett arbetet noga och är van att arbeta många timmar kan det vara svårt att få tiden att räcka till. Det kan vara både lönsamt och tidseffektivt att ta in extern hjälp som kan stötta upp i boksluts- och årsredovisningsarbetet eller i den dagliga verksamheten när du själv eller en medarbetare gör bokslutet. Skaffa hellre hjälp i god tid i stället för att skjuta upp det till sista minuten.
Vill du också få en smidigare bokslutsprocess?
Ta kontakt med oss i god tid innan kalenderårsskiftet så kan vi diskutera hur vi bäst kan stötta dig i ditt boksluts- och årsredovisningsarbete.