Prenumerera på vårt nyhetsbrev ⇒
Många företag vill komma igång med automatisering, men tvekar inför projektet. För några år sedan inledde WSP en sådan process och idag sköter Robot Rob och Roberta Robot flera uppgifter i företaget. Eva Aspengren, CFO på WSP berättar om automatiseringsresan och dess värdeskapande effekter.
Automatiseringsprocessen på WSP inleddes för cirka fem år sedan. Då hade bolaget haft en stark organiskt tillväxt, vilket ställde stora krav på ekonomi- och supportfunktionerna.
– Jag vill att ekonomiavdelningen ska vara en värdeskapande affärspartner för verksamheten och kunna möta dess krav. Den snabba tillväxten gjorde det svårt för supportfunktionerna att hänga med. Vi behövde hitta sätt att jobba effektivare och smartare, säger Eva Aspengren.
Ge värde till organisationen
Det var med den utgångspunkten som tankarna på automatisering tog form. Drivkraften var inte att skala ner utan att medarbetarna skulle bli mer produktiva och ha roligare på vägen.
– Detta fick organisationen att se robotisering som en möjlighet, istället för ett hot om att säga upp personal, vilket också skapade energi och drev på att komma vidare, säger Eva Aspengren
Processer som passar för en robot
WSP med Eva Aspengren i spetsen började med att ta reda på vad robotics innebär och vad roboten kunde göra. De såg över vilka processer som tog mycket tid i anspråk och som en robot skulle kunna utföra istället.
Bolaget fick snabbt ihop lång lista på processer. Den kortades ner till tre initiala roboticsprojekt: Rapportprocessen i koncernredovisningssystemet, kundreskontra (e-fakturering), samt bokslutsprocessen (uppdatering av resultaträkningarna).
– När vi kom igång såg vi ganska snabbt vilket nytta roboten gjorde. Den gjorde rätt varje gång och dessutom fem gånger så snabbt.
Rob och Roberta skapar buzz
Sedan ekonomifunktionen påbörjade, och drev på automatiseringsresan 2018, har WSP initierat ytterligare ett 20-tal processer inom flera delar av organisationen.
– Vi har nu två robotar som jobbar åt oss. ”Rob Robot” var den första och nu även ”Roberta Robot”. Robotarna skickar olika typer av hälsningar och påminnelser vilket roar och hjälper oss i organisationen, samt skapar en buzz, vilket är viktigt.
Vilket värde tillför robotiseringen?
– Massor. För att nämna några har den gett ökad kvalitet, frigjort tid, kortat ledtiderna och minskat risken för fel. Den har också gett en större förståelse för vad framtidens teknologi faktiskt innebär och att den inte är något att vara rädd för.
Var det en krånglig process att införa robotar?
– Nej, det gick hyfsat snabbt, när väl processen var tydlig och definierad. Det gäller att hitta bra resurser, som kan hantera en robot, och ha dialog med processägare och verksamhetsägare. Vi har hittills använt oss av en extern leverantör som ansvarat för att programmera robotarna och lära sig nya processer. Nu kommer vi lära upp vår personal så att de själva kan göra enklare programmering, rättningar och felsökningar i robot-scripten. Vi kommer även rekrytera personal som har en djupare kunskap kopplat till robotprogramvara.
Hur har medarbetarna på ekonomiavdelningen sett på förändringen?
– Att utveckla systemen har inneburit en förbättring i deras vardag vilket har upplevts som positivt från början. Idag har de, vars arbetsuppgifter robotarna har tagit över, styrt om sin tid till att bli processägare och de kan lägga tiden på mer värdeskapande uppgifter såsom utskick av påminnelser, samt komplexa uppladdningar av olika data i koncernrapporteringsverktyget som tidigare tog dagar att göra manuellt och ofta blev fel.
Vilken är största lärdomen?
– Var nyfiken och inte rädd för att trampa ut på okänd mark. Man behöver lära sig att ”fail fast”. Det betyder att man måste våga pröva, utvärdera, släppa och gå vidare om det inte fungerar. Det ska vara odramatiskt att föreslå förbättringar och våga lyfta fram tidstjuvar. Om jag hade startat den här resan idag hade jag snabbare byggt upp egen kompetens.
Vad ser du som nästa steg på WSP:s automationsresa?
– Just nu är vi inne i en konsolideringsfas, allt sattes på ”hold” i samband med Corona. Vi ska dock rekrytera personal som har egen programmeringskunskap kopplat till robotprogramvaran och så väntar vi på att systemet ska uppgraderas.
6 råd till CFO:er som står inför en automatiseringsresa
- Läs på om automation och hur det kan passa in i just din IT-miljö.
- Robotisering är inte så dramatiskt. Det handlar om verksamhetsutveckling, processutveckling och att skapa en miljö av ständig utveckling. Men, glöm inte förvaltningen framåt, system och processer ändras hela tiden!
- Rita upp en vision och mål om önskat läge och styr mot dessa. Vad vill ni uppnå? Varför ni vill göra detta? Vad är er drivkraft? Era mål?
- Börja automatisera i liten skala, var beredd på att korrigera snabbt. Fira och visa på framgångar.
- Kommunicera! Skapa en buzz kring robotarna!
- Verksamhet och IT behöver, som alltid, jobba tillsammans!
Kontakta oss så berättar vi mer!
Här kan du läsa mer om RPA-projekt
Från automatisering och AI - Beskrivning av begrepp och hur de förhåller sig till varandra
Om WSP
WSP är en världens största teknikföretag inom samhällsutveckling. De har 48 700 anställda på 550 kontor i 40 länder. I Sverige är de 4 000 anställda på 45 kontor.