På Pulsen Group skapas en modern ekonomifunktion som stöttar organisationen med analys och insikter vilket bidrar till att öka affärsnyttan. Här berättar bolagets CFO Joakim Wahlberg hur arbetet går till och vilka tekniker de använder för att stötta förändringen.
Pulsenkoncernen grundades på 1960-talet och var först med att erbjuda stordatordrift till företag, vilket då var mycket innovativt. I dag bedrivs verksamhet inom flera olika branscher såsom bland annat IT, restaurang, hustillverkning och kapitalförvaltning.
Tre förändringsområden
När Joakim Wahlberg klev in i rollen som CFO i koncernens moderbolag Pulsen Group var ekonomiavdelningen mer av en kamrersfunktion med gammalmodig styrning som inte levererade tillräckligt med värde till organisationen. Han initierade då en rad förändringar. Bland annat digitaliserades och automatiserades ekonomiprocesserna och en dynamisk styrmodell togs fram för att stärka analysförmågan och stödja strategisk agilitet.
Han jämför den klassiska ekonomifunktionen med att köra en bil med svartmålad fönsterruta. Du kan bara titta i backspegeln men har inte förmågan att se framåt.
– På en modern ekonomiavdelning får du bättre förutsättningar och möjligheter att förutse vad som kan hända i framtiden och vad som sker runt omkring i omvärlden – i din moderna bil kommer du inte bara kunna se framåt utan även kunna se vad som väntar i nästa korsning, säger han.
Digitaliserade ekonomiprocesser
Förändringen mot den nya ekonomifunktionen har skett stegvis. Det första var att se över vilka processer som inte skapade mervärde – dessa togs bort. Därefter såg man över vilka standardprocesser (rutinarbeten) som vi kunde automatisera för att komma bort från det manuella arbetet i exempelvis Excel. Nästa steg var att integrera processer genom överföring av datafiler mellan olika system. De har även använt Robotic Process Automation (RPA) för de processer som inte går att integrera.
– I dag har vi tolv robotar som utför rutinartade uppgifter som löpande bokslut, momsavstämningar och likviditetsplanering. Detta frigör tid för medarbetarna att arbeta mer strategiskt och bidra med underlag och analyser som stöttar bolagens affärer, säger han.
Rullande prognoser
Som en del i att få en mer dynamisk styrmodell har Pulsen Group gått från traditionell budgetstyrning till att separera budgetens syften i olika styrmedel. Exempelvis prognoser som uppdateras i affärssystemen varje månad och som rullar tolv månader framåt, högt satta målsättningar, resursallokering, prestationsbedömning och incitamentsprogram – vilka alla är frikopplad från varandra.
I den rullande prognosen finns KPI:er som drivare, vilka uppdateras varje månad baserat på de olika bolagens verksamheter. Till exempel kan beläggningsgraden för IT-konsulter prognostiseras vara 80% i september och 70% i oktober, antalet beställningar på hustillverkning bedömas vara 14 i september och 15 i oktober och antalet restauranggäster i konferensen beräknas till 100 per dag. Dessa nyckeltal länkas sedan till intäkts- och kostnadsprognoser. Efter varje månadsbokslut uppdateras prognoserna utifrån ny data som orderingång, konsultbeläggning och antal medarbetare.
– Prognoserna ska vara så realistiska som möjligt och förhoppningsvis hamnar utfallet så nära prognosen som möjligt. Pulsenkoncernen har även ett datawarehouse som varje dag automatiskt läser in dagsfärsk data från affärssystemen.
– Vi har även kopplat våra affärssystem till ett konsolideringsverktyg vilket gör att vi i dag har kapacitet att stänga böckerna på mindre än en vecka, vilket tidigare tog fyra månader.
– Från vår historiska data, kombinerat med marknadsinformation, gör vi affärsanalyser och förutsäger trender som gör oss bättre på att göra mer realistiska prognoser och hålla bättre koll på likviditeten från dag till dag. Detta i sin tur gör att vi får tid över och kan bidra med affärsinsikter som stödjer koncernens tillväxt och lönsamhet, säger han.
Andra tekniker som styrmedel
Parallellt med digitaliseringen av ekonomiprocesser och införandet av den dynamiska styrmodellen pågår även ett antal andra intressanta projekt som är kopplade Machine Learning (ML) och Artificial Intelligence (AI) inom Pulsenkoncernen.
I ML används smarta algoritmer som kan utnyttjas för att utföra aktiviteter och uppgifter som till exempel tidrapporter, bokslut och avskrivningar. När man tar ML till hjälp i bokslutet så innebär det att den tolkar innehållet, lär sig variationer över tid och använder sina nya kunskaper för att förbättra och snabba på en process.
– Vår förhoppning är att vi kommer kunna göra ännu snabbare bokslut med hjälp av ML och målet är att vi ska kunna stänga böckerna på dag ett.
Ett projekt inom AI handlar om att kunna få mer kunskaper kring ostrukturerad data och vad som händer i omvärlden.
– Vi har ett dotterföretag som bygger hus. Vi skall nu testa om det går att klustra information och data från det som skrivs om hus i sociala medier, som till exempel bergvärme, solceller, eller bolåneräntor. Om vi kan strukturera denna data och förstå vad det pratas om därute kan vi med hjälp av denna teknik också få information om potentiella kunder långt innan våra konkurrenter.
Vilka råd skulle du vilja ge till ekonomifunktioner som står inför att modernisera ekonomifunktionen?
– Det gäller att få en hyfsat bra förståelse för vilken potential de nya teknikerna kan bidra med för din verksamhet. Mitt tips är att googla och lära dig vad de har potential att göra för er affär och hur de kan hjälpa eller stjälpa din verksamhet och bransch. Gör därefter en analys av er ekonomifunktion och identifiera vilka processer som kan automatiseras innan ni digitaliserar och automatiserar ekonomiprocesserna.
Till din hjälp måste du ha både ingenjörer som förstår och kan tekniken och som sedan kan bygga det du behöver. Ett samarbete med nytänkande innovativa leverantörer är också värdefullt. Pröva dig fram och se vad som funkar. Arbeta agilt.
Controllers måste sedan lära sig hantera tekniker (robotar) och analysera datan som genereras. De behöver inte förstå själva tekniken. De måste däremot ha förmågan att dra affärsinsikter. Detta är mycket viktigt.
– Börja med att prata med din närmaste chef om potentialen i ny teknik och hur den kan hjälpa er att styra verksamheten på ett bättre sätt. Prova dig sedan fram med små steg i taget och var öppen med att du kan behöva börja om från början. Det gäller att se ett mönster och bygga pusslet för att stödja strategisk agilitet och innovation och samtidigt ta hjälp av olika digitala tekniker. Det är också viktigt att förstå att mönstret ändras hela tiden, avslutar Joakim Wahlberg.
Blev du nyfiken och vill veta mer om hur Joakim Wahlberg har moderniserat ekonomifunktionen på Pulsen Group?
Här kan du se vårt inspelade frukostseminarium där han berättar mer om detta ⇒
Vill du veta hur Meritmind kan hjälpa dig att skapa den moderna ekonomifunktionen?
Kontakta Peter Hultman så hjälper han dig vidare.
