Det finns olika bedömningsskalor för att söka ut och identifiera processer som lämpar sig bäst för RPA. Vid utvärdering av organisationer och dess processer bör man ta hänsyn till var i utvecklingsfasen organisationen befinner sig samt vad syftet är för att se över de befintliga processerna. När syftet är att öka affärsnyttan och frigöra tid, öka kvaliteten och/eller minska tråkiga repetitiva arbetsuppgifter kan processerna vara lämpliga att se över för robotisering.
Mona Wennergren,
Interimskonsult, Meritmind
Ställ följande frågor för att kontrollera affärsnyttan inför RPA
- Är processen i dagslägen tidskrävande och därmed kostsam?
- Är processen delvis manuell och en ökad kvalitet och kontroll är önskvärd?
- Är processen ohållbar i längden eller vid förändringar?
- Är processen repetitiv och genererar inget mervärde och är ”tråkig” eller ”nödvändigt ont” för medarbetarna?
Ställ följande frågor för att kontrollera genomförbarheten för RPA
- Är processen återkommande och innefattar stora mängder data?
- Är processen regelstyrd/standardiserad?
- Är processen ”stabil” med få ändringar framgent både i system och processen i sig?
- Är processen digital?
Är svaret ja på alla ovanstående frågor har man en solklar process som lämpar sig för robotisering. Men svaret måste inte alltid vara ja på dessa frågor för att en process skall ses över för robotisering. Det är alltid en organisations vision och mål som avgör huruvida robotisering är aktuellt för befintliga eller kommande processer.
Exempel: Det kan vara en återkommande process som är tidskrävande men som inte innefattar stora mängder data. Det kan även vara så att en process inte är standardiserad men att behovet av standardisering är stor. Processen kanske även ändras från tid till tid men innefattar så pass stor mängd data att man ser nyttan i en robotisering och hellre gör en korrigering i robotens förfarande vid behov.
Typiska processer som automatiseras inom ekonomifunktioner
- Kund- och levreskontra
o Anbud till faktura
o Fakturering och utskick till kund
- Redovisning
o Bokslutskörning baserat på datum
o Skatt och momsrapportering till Skv
o Utfördelning av OH per kostnadställe/affärsområde
o Konsolidering och rapportering
- Controlling
o Sammanställning stora mängder data
o Sammanställningar från olika system
o Rapportering
o Budget och Prognos
/ Mona Wennergen