Stor potential med automatisering – experterna guidar dig rätt

Automatisering är just nu ett ord på mångas läppar. Detta är inget nytt, men floran av teknikerna har exploderat vilket har ökat intresset markant. Vilka processer är egentligen lämpliga att automatisera och vilken är affärsnyttan? Det vet experterna Eva Kongshöj, vd på Bitoreq och Stefan Kesak, rådgivningskonsult på Meritmind.

Den breda floran av tekniker som Artificiell Intelligens (AI), Robotics Process Automation (RPA), Internet of Things (IoT) och Machine Learning (ML) har gjort att intresset för automatisering som en del av företagens digitalisering har ökat markant de senaste åren.

Det är inte konstig att allt fler nu inser den stora potentialen och affärsnyttan med automatisering. Möjligheterna är stora och att automatisera alla tråkiga arbetsuppgifter ger plats för nya värdeskapande uppgifter.

Automatiseringen möjliggör en väldigt snabb förändring och förbättring av verksamheten. En digital medarbetare tröttnar aldrig, kan jobba dygnet runt och tar bort tråkiga arbetsuppgifter. Detta spar både tid och pengar, säger Eva Kongshöj, vd på Bitoreq, ett företag som hjälper organisationer med automatiseringsprocessen.

Strunta i tekniken

I dag är utmaningen för många organisationer att hitta rätt verktyg i djungeln av tekniker. Eva Kongshöj tycker dock inte att man ska utgå från tekniken utan istället fundera på vad man vill uppnå.

Det finns så många olika begrepp och tekniker som kan göra det svårt att själv komma igång med automatiseringen. Mitt råd är att ta hjälp av en extern expert för att få en förståelse för hur automatiseringen kan lösa dina utmaningar, säger hon.

Så kommer du igång

När ett automatiseringsprojekt ska utföras som en del av digitaliseringsresan underlättar det att utgå från ett helhetsperspektiv där man utforskar följande:

Varför? – Börja med att titta på varför ni ska automatisera.

Vad? – Vad är affärsnyttan? Ska automatiseringen spara tid eller pengar? Minska personberoende? Öka medarbetarnöjdheten? Är det en process som innehåller många transaktioner eller ska den ersätta en process som utförs sällan, men som måste bli 100 % rätt?

Vilka? – Vilka processer ska automatiseras och hur? Är det en ”enkel automatisering” där samma process används före och efter, med skillnaden att en robot utför vissa moment. Eller är det en ”smart automatisering” där man både tittar på vad som kan automatiseras samt hur processen kan optimeras?

Hur? – En tydlig projektmetodik med helhetsperspektiv underlättar processen.

Ta fram en teknisk lösning

När du vet vad du vill uppnå och har en klar strategi för detta – i vilken ingår till exempel kommunikationsplaner med medarbetare, molntjänster och policys – är det dags att ta fram en teknisk lösning.

Vi rekommenderar alla att göra ett stegvis införande. Ett första steg kan vara att kontakta en lösningsleverantör som du kan samarbeta med och som kan hjälpa dig översätta dina utmaningar i en teknisk lösning, säger Eva Kongshöj.

Kommunicera framgångar

När du väl är igång med ditt automatiseringsprojekt är det viktigt att regelbundet kommunicera vad som händer i projektet med alla berörda i företaget. Påminn organisationen om varför ni genomför dessa förändringar, vilka målsättningarna är och vilka eventuella hinder som uppkommer på vägen.

Kommunicera vilken nytta som projektet medför. Var gärna konkret och berätta exakt hur mycket tid ni sparar och hur detta ger plats för nya värdeskapande uppgifter, säger Stefan Kesak, rådgivningskonsult på Meritmind.

En kontinuerlig process

När lösningen väl är i drift är det viktigt att utse en ansvarig person för den fortsatta driften och planera nästa steg.

Du uppnår inte potentialen med endast en automatisering. Det är en kontinuerlig process. Det handlar om att få ett driv i automatiseringsresan samtidigt som du ser till att de lösningar som är i drift fungerar på ett tillfredsställande sätt, säger Eva Kongshöj.

Experternas tips för ett lyckat automatiseringsprojekt:

• Utgå från vad ni vill åstadkomma – inte från tekniken.
• Fundera på vad ni vill uppnå? Är det verksamhetsförbättrande åtgärder, nöjdare medarbetare eller besparingar i organisationen?
• Ledningen måste ta befälet.
• Tag hjälp av en expert som kan översätta era utmaningar i en teknisk lösning.
• Kommunicera med berörda – berätta vad som händer, varför ni gör detta, vilken nyttan blir, samt eventuella utmaningar ni stöter på.
• Stanna inte upp – för att uppnå automatiseringens fulla potential och få ett driv i automatiseringen krävs en kontinuerlig process. Det är ett ständigt förbättringsarbete.
• När ni väl är igång – fråga medarbetarna vad de ser som kan automatiseras i den dagliga verksamheten.

Lyssna på vårt webinar!

Vill du veta vad automatiseringen kan göra för skillnad i din organisation?

Lyssna på webinaret som Meritmind höll den 17 juni. Där delar experterna Eva Kongshöj, vd på Bitoreq och Stefan Kesak, rådgivningskonsult på Meritmind, med sig av konkreta tips och kundexempel som visar vad den nya tekniken kan åstadkomma.

Kontakta oss så berättar vi mer!