Prenumerera på vårt nyhetsbrev ⇒
På en skakig marknad med ökad förändringstakt är det viktigt att kunna agera snabbt. På senare tid har allt fler CFO:er fått upp ögonen för scenarioplanering med hjälp av drivare. Men hur kommer du igång och vad ska du tänka på?
Den ökade förändringstakten i omvärlden ställer allt högre krav på nya sätt att tänka för att få snabbare, bättre och mer kvalitativa beslutsprocesser. Men hur ska du planera för framtiden när det finns så många osäkra yttre faktorer som snabbt kan ändra förutsättningarna för din organisation? Svaret är att jobba med scenarioplanering och på så sätt skapa rätt förutsättningar för att snabbt kunna simulera nya affärsmodeller och nya utfall.
Kortfattat innebär det att du planerar för framtiden genom att i nutid arbeta mer aktivt med löpande prognoser som genereras genom olika parametrar som kan tänkas påverka företagets resultat i framtiden.
– Drivarbaserad planering kan ha olika drivkrafter beroende på vilken utgångspunkt du har. Kanske vill du automatisera, göra en övergång från budget till rullande prognos eller underlätta styrningen i turbulenta perioder med hjälp av scenarioanalys? Vad du väljer beror på vilken ambitionsnivå du har, säger Kristin Mehta, managementkonsult på Meritmind.
Drivarbaserad planering
Genom att arbeta med löpande prognoser och drivarbaserad planering kan du lättare modellera med din affärsmodell, ta fram olika scenarier och planera för olika händelser som påverkar företagets resultat.
I en drivarbaserad modell blir det tydligare vad som driver kostnader, intäkter, kapital och kundnöjdhet, samt hur de påverkar varandra. I en sådan här modell kan du till exempel räkna ut försäljningen genom att fylla i siffror för volym, pris eller rabatter istället för ett belopp. Om du jobbar med drivare istället för konton när du ska göra din personalbudgetering kan du budgetera med flera olika begrepp som lön, semester, sjukdom eller lönetillägg som sedan automatiskt driver in värden på rätt kostnadskonton i resultaträkningen.
Genom att jobba på detta sätt kan du snabbt räkna på vad som händer med din försäljning om det till exempel kommer in en ny konkurrent på marknaden, sker en förändring av valutakurser eller räkna på vilka konsekvenser en kortidspermittering får i din organisation och då agera så snart de yttre omständigheterna förändras.
Trots att många av dagens moderna budget- och planeringsverktyg möjliggör för en drivarbaserad planeringsmodell är det fortfarande många som inte utnyttjar denna möjlighet. Istället är planeringen ofta fokuserad till några få personer (ensamma controllers) som sitter med förenklade kalkyler i Excel trots att det kräver en stor arbetsinsats och ofta även saknar förankring i den övriga organisationen.
Förändringledning är vitalt
Om du vill börja jobba mer drivarbaserat är det viktigt att komma ihåg att förändringsledningen är vital.
– Glöm inte att inkludera alla användargrupper och utgå ifrån deras önskade upplevelse. Då blir projektet en rolig gemensam resa, istället för en till jobbig förändring som inte slår genom, säger Kristin Mehta
Så kommer du igång med ett drivarbaserat arbetssätt
Viktigt att våga
Att komma igång med ett mer drivarbaserat arbetssätt är inte svårt. Verktygen är enkla att förstå och investeringen är inte så stor. Du måste våga utmana gamla invanda sätt att jobba och införa nya rutiner, vanor och processer. Rusta dig för motstånd för att lyckas på sikt. Det är viktigt att det finns en förlåtande kultur där man vågar testa ett nytt arbetssätt i organisationen.
För att komma igång krävs det därför att någon i organisationen driver projektet och tar ett initiativ. Det kan vara en CFO, men det behöver inte vara det. Ofta är det en eldsjäl i verksamheten som brinner för analys och rapportering.
Utgå från nuläge
När projektet väl är förankrat i organisationen är det dags att investera i ett planeringslösningsverktyg. Fastna inte i frågan om vilken teknisk lösning ni behöver. Utgå först från nuläge och önskat läge och sedan därefter välj lösning.
Välj drivare
Definiera vilka drivare du ska jobba med. Det ska vara drivare som påverkar det finansiella utfallet, är mätbara, variabla och går att agera på. Som till exempel prislistor eller att du planerar din försäljning i volymer.
Fixa Layouten
Layout är avgörande. Se till att verktyget är snyggt, intuitivt och lättförståeligt. Då slipper användarna lägga tid på att förstå hur systemet fungerar och vilken input de ska lämna och vart.
Börja i en liten skala
Börja i den del av organisationen där behovet av scenarioplanering är som störst och utveckla steg för steg. Sikta på korta, mindre leveranser som visar resultat snabbt. Då får du verksamhetens förtroende och inspirerar fler till det datadrivna arbetssättet.
Utnyttja verktyget till fullo
När verktyget är implementerat gäller det att inte fastna i gamla rutiner utan att verkligen till fullo utnyttja alla de analysmöjligheter som finns i ett sådant här verktyg. Laborera med olika parametrar som driver försäljning och kostnader.
Genom att lägga in dina KPI:er, använda olika typer av diagram och villkorsstyrd formatering ser du snabbt trender och när något avviker från det vanliga och det utan att du behöver leta efter dem.
Låt hela organisationen använda verktyget
Det är viktigt att alla i organisationen får möjlighet att använda verktyget. Låt dem simulera vilken effekt olika parametrar kan ha i deras del av organisationen. Det ger en bra bottom-up-effekt. Tänk på att det är viktigt att det blir kvalitet i den input som görs så att rätt beslut fattas. Det som användarna i organisationen inte kan påverka ska planeras centralt, så kan användarna fokusera på det som de faktiskt kan påverka.
Testa löpande
Testa löpande och utvärdera. Vad gick bra? Vad behöver justeras? Bygg vidare och utveckla allt efter som du lär dig verktyget.
Källor:
https://www.advectas.com/sv/business-intelligence-data-science-day/presentationer-och-material-2020/
https://www.atea.se/reportage/2020/att-jobba-datadrivet-handlar-om-nyfikenhet-mod-och-affarsnytta/
https://www.millnetbi.se/aktuellt/kunskap/vad-ar-drivarbaserad-aktivitetsbaserad-planering.
Vill du komma igång med ett drivarbaserat arbetssätt? Kontakta oss!