I en snabbt föränderlig värld ställs allt högre krav på företag att uppdatera budget och prognoser kontinuerligt för att kunna agera vid förändringar i marknaden eller efterfrågan. Här har du som är CFO ett stort ansvar att hänga med i svängarna. Men att arbeta datadrivet kan vara lättare sagt än gjort. Vi har sammanfattat sex nyckelfaktorer som hjälper dig komma igång.
Trots att allt fler företag ser ett stort värde i att arbeta med dynamiska och rullande prognoser, fortsätter många att arbeta traditionellt med en årlig budget. Orsaken kan vara att de saknar systemstöd eller tycker att det verkar krångligt att gå över till ett annat arbetssätt.
Men det finns många bra skäl för dig som är CFO att gå över till rullande prognoser. De företag som arbetar dynamiskt med sitt budgetarbete får ökat engagemang från verksamheten och bättre kvalitet i den finansiella rapporteringen, det visar en undersökning av svenska företags arbete med finansiell planering som genomfördes av företaget Planacy under 2022.
Hur ska du då göra för att komma igång och börja arbeta mer dynamiskt med budgeten?
Vi har sammanfattat sex nyckelfaktorer:
1. Involvera ledningen
Budget och prognoser påverkar som bekant alla delar och aspekter av verksamheten. För att komma igång behöver därför alla personer med insikter och ansvar i organisationen involveras i arbetet med att förändra prognosprocessen.
2. Förstå affärsmodellen
För att prognoserna på riktigt ska kunna stödja företaget och få fram rätt dataunderlag till verksamheten, är det viktigt att säkerställa att de medarbetare på ekonomiavdelningen som ska arbeta med prognoserna har en grundläggande förståelse för företagets affärsmodell.
3. Bestäm KPI:er
Bestäm vilka nyckeltal ni ska följa och uppdatera kontinuerligt. Det kan till exempel vara försäljningssiffror, kostnader, marknadsandelar och efterfrågan. Säkerställ att ni är överens om de övergripande målen.
4. Se över prognosprocessen
Om prognoserna görs i Excel kan processen ofta bli ineffektiv och ta mer tid i anspråk. Ett bra systemstöd möjliggör ett mer datadrivet arbetssätt. När du väljer system så utgå från nuläge och önskat läge och välj teknisk lösning därefter.
5. Säkerställ datakvaliteten
Datan måste vara av bra kvalitet och det bör finnas en process för att samla in och analysera data regelbundet. Det är också viktigt med ett tydligt ägarskap för datan och register. Bestäm också vilket system som ska ha prioritet om samma data kommer från olika register.
6. Se över ansvar och kompetensbehov
Ekonomer som arbetar med rullande prognoser behöver tänka mer datadrivet, strategiskt och analytiskt än vad som tidigare krävts i det traditionella ekonomiarbetet. Detta kräver dels kunskap om dataanalys, men också en bättre insikt och förståelse för affären. Det är också viktigt att vilja delta i organisationsförändringar och att driva dessa frågor.
Fundera på vem som ska vara ytterst ansvarig för prognosprocessen i din organisation och hur du ser till att denna person har rätt förutsättningar för att lyckas.
Läs mer: Så gjorde Pulsen AB för att få mer en mer dynamisk styrmodell
Vill du vet hur Meritmind kan hjälpa dig att komma igång med rullande prognoser?
Kontakta oss för ett kostnadsfritt möte så hjälper vi dig vidare.