För mig är en av fördelarna med att vara rådgivningskonsult att efter ett målmedvetet arbete i projekt säkra en bra överlämning till kund genom utbildning och bra dokumentation. Jag tycker mycket om att utbilda och dokumentera och det ger även mig själv en möjlighet att gå vidare till nya utmanande projekt!
Jag är väl medveten om att man i en linjeroll inte alltid får tiden att räcka till för att slutföra på motsvarande sätt men kanske kan några lugnare sommarveckor vara ett bra tillfälle att Dokumentera Mera?
Sannolikt har även du flera punkter på din ”Att-göra-lista” för vad som borde dokumenteras bättre. Kanske känner du även igen några av de exempel som jag ser både bra och mindre bra exempel på ute i olika verksamheter?
- Excelmodeller
Jag ser ofta Excelmodeller som är mer affärskritiska och personberoende än vad som är lämpligt. Som en van Excel-användare är det oftast enkelt att ta till sig formler och definitioner men däremot väldigt svårt, ibland omöjligt, att förstå det övergripande flödet och tänket i modellen.Tips! Ett bra sätt att underlätta och säkra underhållet är att lägga till en flik för dokumentation och där översiktligt beskriva flödet och skriva ned vad som behöver göras vid förändring, t ex vid ny månad, nya uppgifter etc. Bilder och punktformer funkar bäst även här!
- Tydliga tidplaner för boksluts- och budgetprocess
Behov av detaljeringsgrad och innehåll är givetvis olika beroende om du jobbar inom redovisning eller är Business Controller eller ekonomichef. Alla de detaljerade och tidsberoende aktiviteter som ingår är ju återkommande och centrala att hålla kolla på. Genom att utöver beskrivning av aktivitet, deadline och ansvarig, komplettera med en möjlighet att följa status, så kan tidplanerna även främja tydlighet och möjliggöra samarbeten inom gruppen/avdelningen. Det har också stort värde att möjliggöra kommentarer, hänvisningar och olika typer av ”kom ihåg att tänka på” inför nästa process.Tips! I de fall detaljerna gör att tidplanen blir oöverskådlig, säkra en övergripande tidplan genom att utnyttja grupp och disposition och filter i Excel! - Manualer för systemadministratör
Manualer är ju sällan någon skönlitterär läsning men oerhört värdefulla och tidsbesparande om de görs på rätt sätt och löpande uppdateras. Mitt råd är att använda mycket bilder tillsammans med steg för steg instruktioner. För långa meningar med beskrivande text brukar upplevas mer svårläst så strukturerad punktform är att rekommendera. Att samla tidigare frågor och svar tillsammans med regelverk på ett strukturerat sätt, gör att man steg för steg bygger upp en värdefull kunskapsbank! - Processer
Att definiera och rita upp bolagets processer är viktigt och ett viktigt stöd för att kvalitetssäkra och effektivisera arbetet. Väl dokumenterade processer ger ofta en väldigt bra överblick och ett ramverk för övrig dokumentation. Alltför ofta används de inte mer än sporadiskt men genom att tydliggöra kopplingarna till rutiner, lathundar, ekonomihandböcker, systemstöd mm så blir de ett ännu bättre stöd för en större grupp, även utanför den egna avdelningen.
Självklart kan dokumentationen gärna ske i Word men tänk på att utnyttja formatmallar för få tydliga rubriknivåer som säkrar en tydlig och automatisk innehållsförteckning, annars kommer ingen orka hitta det de söker.
Tänk också på att bilder säger mer än 1000 ord så att utnyttja Powerpoint och både bild och anteckningsfält kan vara väl värt att prova. För dokumentation till en större målgrupp är det oerhört effektivt med korta instruktionsfilmer, särskilt för den yngre generationen som lär sig allt och lite till från Youtube.
Tillgängligheten är ju också oerhört viktig så var noga med att berätta och sälja in vad som finns och var det går att hitta så att du inte jobbat i onödan!
Trevlig sommar!