Ny på jobbet när kontoret är stängt- Tips vid introduktion eller överlämning Online

Omvärlden och arbetssätten förändras och ställer krav på nya sätt att dela med sig av information och arbeta. I dessa tider då social distansering förespråkas kan det vara knepigt att komma in på ett nytt jobb både när det gäller att sätta sig in i nya arbetsuppgifter men också såklart socialt.

Här delar några av Meritminds interimskonsulter som har stor erfarenhet av introduktion och att vara ny på jobbet med sig av sina bästa tips för en effektiv och lyckad introduktion online.

Det finns idag många olika program och verktyg för att chatta och dela skärm på distans. Några exempel är Zoom, MS Teams, Skype, Skype för företag, Google Hangouts och Google Duo. Har man inte tillgång till något chatt-program kan man även maila dokument och ha dem öppna på var sitt håll när man går igenom.

Att introduceras online kräver noggranna förberedelser för den som introducerar. Det är egentligen samma process som man annars går igenom men att man måste vara mer strukturerad och att alla moment måste bli mer komprimerade för att man ska orka hålla koncentrationen uppe.

Förberedelser:

• Upprätta en tidplan och boka in möten.
• Ha gärna ett mer detaljerat överlämningsschema med det som ska gås igenom.
• Säkerställ innan första mötet att rätt behörigheter och tillgång till dokument/system finns.

Genomförande:

• Video vid överlämningen ger en personlig relation.
• Den som överlämnar delar skärm så att det blir så tydligt som möjligt.
• Fokusera på ett område i taget. Dela gärna upp i mindre områden.
• Varva teori och praktik och låt den som blir introducerad få utföra arbetsuppgifter som ni gått igenom på egen hand innan ni fortsätter.
• Det är viktigt att vara extra tydlig och att ta det långsamt.
• Planera in pauser. Hellre för många än för få.
• Ge utrymme för frågor och anteckningar. Ta gärna bilder med skärmklippverktyget för en tydligare dokumentation.
• Se detta som ett bra tillfälle att dokumentera och göra snabbguider för olika processer/moment.
• Om tid finns så låt den som får överlämningen repetera det ni gått igenom

Glöm inte det praktiska och sociala:

• En dag återgår arbetet till kontoret så glöm inte bort att även planera för praktiska detaljer som passerkort, kontorsplats mm.
• Viktigt att presentera den nya medarbetaren för alla relevanta kontakter så att han eller hon känner sig inkluderad. Var extra noga med lista på kontaktpersoner.
• Glöm inte bort den sociala aspekten. Viktigt att inte glömma bort att småprata som man skulle gjort om man satt bredvid varandra.
• Ordna gärna virtuella fikapauser med kollegor som den som introduceras kommer jobba nära tillsammans med.