I dessa tider då det går tretton bokslut på dussinet har jag läst flera olika studier som visar att det är väldigt ofta som de siffror som redovisas i organisationers bokslut har låg trovärdighet. Detta är även något som jag själv relativt ofta stöter på eller får berättat för mig. Mottagarna av informationen litar helt enkelt inte på de siffror som presenteras. Hur kan man då öka förtroendet för bokslutet?
Anledningarna till att förtroendet ofta är så lågt kan bero på flera faktorer, men i stort sätt alltid kan det sammanfattas med att det saknas en ”sanning”. Det finns i de flesta organisationer ofta olika system som håller samma typ av data och som flyttas och ”förädlas” mellan och i systemen. Under transporterna kan data förvanskas på olika sätt genom att grupperas om, aggregeras, få nya benämningar etc. På toppen görs sedan även ofta legala och operationella justeringar som inte återkopplas tillbaka. Dessa aktiviteter tillsammans gör att det bildas fler olika sanningar vilket minskar förtroendet för siffrorna när mottagaren sitter med en annan ”sanning”.
Hur kan man då skapa denna nödvändiga gemensamma sanning? Jag skulle vilja dela in arbetet i tre huvudområden:
1. Gemensamt sätt att mäta och följa upp
2. Data organiserat på samma sätt
3. IT-system som hänger ihop
Ovanstående punkter kräver ofta omfattande arbete för att få till men är en nödvändighet för att långsiktigt både öka upp förtroendet för bokslutet men också för att få till en effektiv ekonomistyrning generellt.
Jag får ofta höra att självklart skulle det vara bra att ha dessa gemensamma synsätt och ha system som hänger ihop mm, men det finns inte tid. Ett annat sätt att se på det är att vända på detta och ställa sig frågan; har vi tid att inte göra dessa förändringar nu?
De allra flesta som jobbar med bokslut har en press på sig att bli klara snabbare och snabbare. Detta leder ofta i en suboptimerad organisation (en organisation med flera sanningar) till ännu sämre kvalité och sannolikt till ännu sämre förtroende för bokslutet. För att få upp hastigheten krävs att kvalitén i de underliggande flödena förbättras; ”Kvalité driver hastighet och hastighet driver kvalité”.
När denna första plattform är på plats och det nu finns en sanning har man en bra grund att bygga på. I förlängningen är detta grundstenen för att ekonomifunktionen ska kunna förtjäna förtroende och på sikt få ökat inflytande och bli en tydlig affärspartner. Hur detta kan gå till mer konkret återkommer jag till vid ett senare tillfälle…