Måndag morgon, ledningsgruppsmöte. Det återkommande mötet den första måndagen i varje månad. Chefen leder mötet. Du som controller/ekonomichef visar förgående månads utfall via din dator på storbildsskärmen i konferensrummet. En utblick över cheferna som är samlade kring bordet visar att nästan samtliga sitter med sin laptop öppen eller med sin smartphone i handen. I stort sett ingen förutom chefen har direkt fokus på dina siffror. En ringsignal från en icke avstängd telefon ljuder. Du tappar fokus. Personen som det ringer till reser sig och säger: ”ursäkta jag måste ta det här samtalet…”. Efter två minuter är vederbörande tillbaka i konferensrummet och återigen tappar du fokus. Dessutom frågar vederbörande om något du just pratat om dvs du får ta om.
Jag gissar att vi är många som känner igen oss i situationen ovan. Säkert har du varit i situationen att du stått som föredragande respektive varit den som störtat ut för att svara på det där ’viktiga samtalet ’ och jag är övertygad om att du suttit med din laptop öppen under mötet, halvt deltagande. Själv har jag varit i samtliga roller.
Vid en närmare eftertanke, hur viktigt är egentligen det där samtalet? Jag är väl medveten om att det finns viktiga samtal men jag är övertygad om att alla samtal inte är det. De där mailen du sitter och skriver eller vad det nu är du gör när du har din laptop öppen under mötet, måste du svara på dem nu? Du är kallad till mötet för att bidra och delta inte för skriva mail eller fila på någon rapport eller vad det nu kan vara, eller för den delen skicka sms till dina vänner om hur kul det var i helgen.
En del företag har mötesregler som säger att telefoner ska vara avstängda och eller satta på ljudlöst. Laptops stängda, endast den som presenterar har en öppen dator. Tyvärr är min erfarenhet att där det finns så kallade mötesregler så efterlevs de dåligt. Så för ett effektivare och snabbare möte:
- Sätt din telefon i ljudlöst läge
- Lämna din laptop på din plats om du inte ska hålla en presentation förstås
- Delta och bidra på mötet, det är faktiskt därför du är kallad.