Ledarskapscoachen tipsar – så leder du framgångsrikt på distans

Att jobba hemifrån har blivit det nya normala och forskning visar att distansarbete kommer att fortsätta även när pandemin är över. Vad ställer det för krav på dig som chef eller ledare? Och hur blir ledarskapet framgångsrikt även på distans? Ledarskapscoachen Catharina Sjögren Froborg ger konkreta tips och verktyg.

Att vara en bra ledare handlar om att skapa tydliga ramar och mål och våga ta beslut, men det handlar också om att coacha sina medarbetare och att vara en närvarande chef.

– Närvaro är något som blir extra viktigt när allt fler arbetar på distans. När du är närvarande, lyssnar på dina medarbetare och ger feedback blir distansledarskapet framgångsrikt, säger Catharina Sjögren Froborg.

Hur kan man då visa medarbetaren att man finns där som ledare trots att man inte träffas fysiskt?

Catharina Sjögren Froborg hänvisar till den moderna forskningen enligt vilken tre saker har identifierats som viktiga vid distansledarskap.

Det är de tre T:na: Tydlighet, Tillgänglighet och Transparens.

Viktiga tre T:n vid distansledarskap

Tydlighet – Vid distansarbete har teamet ett stort behov av att bli sedda och hörda och det måste finnas en tydlighet kring rutiner och förväntningar. Fokusera på att skapa och upprätthålla rutiner för kommunikationen med medarbetare. Kom överens med teamet hur ni vill kommunicera; Vilken plattform ska ni använda? Vilka tider ska ni vara tillgängliga för varandra? Hur tycker medarbetaren det är att jobba på distans? Ta gärna möten one-to-one.

Tillgänglighet – En chef som sitter bakom en stängd dörr är sällan framgångsrik. Samma sak gäller om du leder på distans. Om du sitter upplåst med back-to-back möten hela dagarna är du inte tillgänglig för dina medarbetare. Risken är då att medarbetarna inte får den information de behöver och att de känner sig ensamma och isolerade. Det är därför viktigare än någonsin att vara tillgänglig.

Transparens – Det behövs en transparens i arbetsklimatet när vi leder på distans. Det handlar om att alla i teamet ska ha samma information och veta vad som gäller. Hitta rutiner som fungerar för detta. Det är också viktigt att du som ledare vågar visa dig sårbar, du vet inte allt, även om du är chef.

Faror och möjligheter

Att leda på distans innebär både möjligheter och faror som kan vara bra att ta i beaktande vid ett ledarskap på distans.

Möjligheter

Ökad flexibilitet: Det senaste året har vi sett att det går att nå resultat och ta beslut utan att träffas fysiskt.

Ökat ansvarstagande: Tröskeln för att ställa frågor blir lite högre när medarbetare inte kan ställa spontana frågor. Det innebär ett ökat ansvarstagande för många medarbetare. För att medarbetare ska känna sig trygga med att ta egna beslut blir det viktigt att använda ett coachande ledarskap som gör att dina medarbetare växer och vågar fatta egna beslut.

Ökad jämlikhet: I ett fysiskt mötesrum kan utåtriktade personer ta mer plats medan vi sett att de introverta tar för sig mer i den digitala världen. Detta är en positiv effekt, se till att behålla denna ökade jämlikhet även när fysiska möten tar fart igen.

Risker

Mötesineffektivitet: Vi är både mer effektiva och mer ineffektiva i digitala möten. Ha hellre fler men kortare möten. Då är ni effektiva och landar i beslut och actions vid varje möte. När vi inte är närvarande (och inte syns i bild) ökar risken för att ”multitaska” vilket minskar effektiviteten och ger sämre resultat. Bestäm i teamet att ni ska vara 100% fokuserade i mötet och att ni alltid har kameran på. På så vis kan ni ha kortare möten, spara tid och ändå ta fler beslut som i sin tur leder till bättre resultat.

Teknik: Den yngre generation hanterar ofta tekniken bra utan att tänka på det. För dem som inte växt upp med dagens teknik har chefer en viktig roll att få varje medarbetare att känna sig trygg. Stäm av med varje medarbetare one-to-one hur de tycker att tekniken fungerar.

6 tips för ett framgångsrikt ledarskap på distans

1. Uppdatera dina medarbetare kontinuerligt. Både när det gäller målbilder och förväntningar, samt status i olika projekt, eller annan relevant information. Hellre för ofta och för mycket än för lite.
2. Våga vara både chef och coachande ledare. Var tillgänglig, var närvarande och ha tydliga ramar och regler.
3. Ha en bra och tät dialog med dina medarbetare både i grupp och one-to-one. Skapa utrymme för att mötas i mindre grupper, låt grupperna chatta efteråt, det skapar energi och alla känner sig sedda.
4. Tänk på de tre t:na. Tydlighet, tillgänglighet och transparens.
5. Skapa starkare distansteam. Se till att alla i teamet är sedda och hörda. Inspirera, bry dig om, stötta och visa medkänsla.
6. Fira. Glöm inte att fira framgångar – det ger teamkänsla, och energi.

Läs också:

Framtidens arbetsplats: Här är verktygen som bygger team i en digital värld ⇒

Här är framgångstipsen till dig som leder på distans ⇒