Styrning och kommunikation minskar kostnader för IT-stress

spelkontrollRapporten ”Tjänstemännens IT-miljö – ingen ljusning i sikte” är den fjärde undersökningen av tjänstemännens IT-miljö som Unionen låtit genomföra sedan 2008. Enligt rapporten har tjänstemännens inflytande över IT-miljön försämrats men med bättre förankrade och mer välfungerande IT-system skulle företag årligen kunna spara drygt 11 miljarder kronor.

Denna frågeställning har väckt mitt stora intresse sedan ca 10 år tillbaka. Det har främst berott på att IT-verktygen i kombination med de anställda, enligt mig är avgörande för verksamheters förbättringsmöjligheter. Avgörande för möjlighet till framgång. Jag är civilekonom i botten med erfarenhet från flera arbetsplatser bland annat som ekonomichef. Genom åren har jag fått uppleva stora fördelar med att som tydlig kravställare vara med och påverka verksamheters IT-stöd. Som medlem i flera ledningsgrupper har min kartläggning kring IT-styrning kompletterats. Det hela resulterade i min egen vision om en välfungerande intern IT-stödstruktur. Den fick mig att sträva efter och slutligen bli anställd som ansvarig för IT-utveckling och drift. Denna erfarenhet ligger till grund för mitt personliga resonemang i följande text.

Säg den verksamhet där de anställda är nöjda med sitt IT-stöd? Till och med personer i vissa ledningsgrupper är missnöjda, de personer som bär det yttersta ansvaret och har den yttersta möjligheten att förändra situationen. Detta kostar inte bara i IT-strultimmar för användarna, det medför även fördyrade kostnader för IT-drift och IT-utveckling.

Enligt min uppfattning så handlar det om två huvudområden:

–          Bristande styrning
–          Bristande kommunikation

Något som i högsta grad påverkar både styrning och kommunikation är de mulitnationella bolagens strategiska beslut att p.g.a. stordriftsfördelar förlägga ansvar för och utveckling av IT-centralt, ibland t.o.m. utanför Sverige, långt bort från verksamhet och användare.

Bristande styrning:
Ledningen måste ställa tydliga krav på IT-stödet kopplat till verksamhetsnytta. Sätt upp övergripande mål och följ upp löpande!  Utöver att hålla kostnadsramar ska målen vara kopplade till verksamhetsnytta där en ytterst viktig parameter är användarnöjdhet. Våga utmana IT-kompetensen. IT-verktygen finns till för verksamheten och ska vara ett stöd, inget annat.

Bristande kommunikation
Ledningen måste tydligt visa, som en del av sin styrning, att användarnas synpunkter på IT-stödet är viktiga. Utöver den tydliga kravställande kommunikation som ledningen själva måste ha gentemot IT, ansvarar de för att upprätta en bestående och välfungerande kommunikationskanal mellan IT-användarna och IT-utvecklarna.

Hur minskar man kostnaderna för IT-stressen?

Utse ansvarig för kravställandet
Helt avgörande är att vd tydliggör vikten av användarnas deltagande i IT-utvecklingen samt att denne väljer att delegera ansvaret för kravställande och kommunikation till en person med verksamhetskunskap, ledaregenskaper och utvecklingsfokus. Oavsett storlek (kanske från ca 50 Mkr i omsättning) på bolag bör ansvar för styrning av IT-stödutvecklingen inklusive IT-drift delegeras från vd till CFO/ekonomichef eller motsvarande. Anledningen är att ekonomichefen är den, förutom vd, som har en helhetssyn på verksamheten. Som deltagare i ledningsgruppen känner denne till verksamhetens mål och strategier. Ekonomichefen ansvarar för struktur, ordning och utveckling av de administrativa processerna. Därutöver är ekonomen kostnadsmedveten och van att arbeta med budgetar.

Det är oerhört viktigt att tid avsätts hos CFO eller den person som CFO i sin tur väljer att delegera ansvaret till i den riktigt stora organisationen.

En tydlig utvecklingsorganisation
En fungerande IT-stödstruktur kan byggas upp som en utvecklingsorganisation (förvaltningsorganisation). Utvecklingsorganisationen ser givetvis olika ut beroende på verksamhetens storlek men styrs av verksamhetens ledning.  Avgörande för organisationens framgång är tydligheten i uppdraget, dess befogenheter och behörigheter samt dess personella sammansättning. Verksamhetschefer och användare måste få en betydande roll. CFO/ekonomichefen får ledningsgruppens förtroende att styra och följa upp förvaltningsorganisationens arbete. I förvaltningsorganisationens uppdrag ingår också att ansvara för kommunikationen med verksamheten. En annan central uppgift är att prissätta och prioritera utvecklingsförslag. Här blir fokus på framtid och förebyggande utvecklande åtgärder istället för akuta snabbfix.

Skrivet av: Karin Jonsson