Den digitala ekonomifunktionen 2020 – så lyckas du med förändringsresan

Prenumerera på vårt nyhetsbrev ⇒

I år står digitalisering och automatisering högt på prioriteringslistan för många ekonomiavdelningar. Har du inte börjat digitalisera verksamheten än? Du är inte ensam, men det är hög tid att börja nu. Vi har listat fem framgångsfaktorer för lyckade förändringsprojekt.

Att digitalisera och automatisera ekonomifunktionen medför både nya möjligheter men också stora förändringar som kan ge oro, rädsla och stress i verksamheten. Det kan exempelvis handla om tankar kring organisationsförändringar och nya roller.

Inför en digitaliseringsresa kan det därför vara bra att börja med att fundera på vilken typ av förändring organisationen ska göra och förankra denna i organisationen på ett tidigt stadium. Att göra rätt från början är inte bara effektivt, utan en generell förutsättning för skalbar digitalisering.

Börja i liten skala

Har du ännu inte börjat din digitaliseringsresa kan det vara bra att börja i liten skala med att byta ut gamla affärssystem och steg för steg införa elektroniska processer som automatiserade leverantörsfakturor och digitaliserade kvitton.

Vänta inte för länge

Att vänta för länge med att köpa in nya system och inte agera förrän de gamla slutat fungera kan bli både kostsamt och tidskrävande.

I stället för att byta ut alla system i panik bör du därför vara proaktiv och planera förändringsprojektet noga. Då ökar chanserna för en smidig digitaliseringsresa.

Fem framgångsfaktorer

För att få ett lyckat förändringsprojekt är det viktigt att göra rätt från början. Här är fem framgångsfaktorer som du kan ta med dig från start inför årets förändringsprojekt:

1. Fixa basen

Gör en förstudie och fundera på följande:

Vilka processer hanterar ni i dag?

Hur vill ni jobba i framtiden med leverantörer, inköp, lager och kunder mm.?

Ska master datan finnas i affärssystem eller CRM-system?

Action: Identifiera dagsläget, skapa bra struktur som möjliggör automatisering. Sätt din datamodell.

2. Vision och mål

Fundera på var affären och verksamheten ska befinna sig om några år. Hur kan ekonomiavdelningen stödja organisationen och företagets framtida strategi. Vilken automatiseringsnivå vill vi ligga på? Hur ska ekonomifunktionen se ut efter digitaliseringen? Behöver vi andra kompetenser? Vad ska vi lägga frigjord tid på? Hur får vi digitala personer och mänskliga faktorer att samarbeta på bästa sätt.

Action: Ta fram en tydlig vision för digitaliseringsresan som stödjer er affär. En digitaliseringsplan.

3. Tillit, kommunikation och förankring

Företagets CFO måste själv leda förändringsarbetet och tänka mer strategiskt. Läs tidigare blogginlägg om detta. https://meritmind.se/ekonomi-karriar/cfo-2020-en-framtidsfokuserad-visionar/

Action: Förankra förändringsarbetet i hela organisationen så att alla förstår varför förändringen sker och vad den innebär för dem.

4. Identifiera kärnprocesser som passar för automatisering

När grunden är lagd är det dags att fundera på vilka processer som är lämpliga att automatisera. Börja gärna i liten skala och utöka allt eftersom.

Action: Vilka transaktionsprocesser är tunga och lämpliga att börja med just i vår verksamhet. Vilka flaskhalsar har ni idag som tar mycket tid?

5. Håll inte på för länge

Många storbolag har i dag en uttalad strategi att inget projekt får hålla på längre än sex månader för att behålla momentum. Tar det längre tid riskerar projektet att bli lidande. Förändringar sker ständigt och i snabb takt som t.ex. att medarbetare börjar eller slutar, att fokus skiftar eller att syftet helt enkelt glöms bort.

Action: Följ din digitaliseringsplan och se till att projektet är implementerat inom sex månader.

Vill du veta ha hjälp med att din digitaliseringsresa? Kontakta oss gärna så hjälper vi dig!

Nina Sjödin är rådgivningskonsult på Meritmind med ansvar för organisations­förändringar. Hör gärna av dig till henne om du vill ha hjälp med frågor som rör framtidens CFO eller andra frågor rörande organisations­förändringar. nina.sjödin@meritmind.se

Läs mer om Nina här ⇒

 

 

 

Skrivet av: Mathias Johansson