Då var det snart dags igen för att sätta upp nyårslöften. Många av oss tar nyåret som ett avstamp för en nystart och kanske tänker du att i år ska du verkligen komma i mål med allt som du tänkt; förutom att börja träna skall du även lägga om din kost, läsa fler böcker, bli en mer närvarande förälder, börja med Mindfulness, bli blodgivare och även lära dig ett par nya språk. Känns mönstret igen?
Du börjar med att läsa en sida i din nya bok, men blir avbruten av att ditt träningspass börjar som du sedan i sin tur måste avbryta för att du har lovat att jaga Pokemons tillsammans med sonen. Innan du kommer hem måste du bara svänga förbi och köpa de ekologiska morötterna till kvällens gryta som är en del av ditt nya hälsosamma liv. Det slutar med att affären var stängd (du hade inte tid att kolla upp det innan) och att du kommer hem för sent för Pokemon-jakten och får äta fryspizza.
När du på kvällen reflekterar över dagen tänker du att du har varit väldigt effektiv under dagen, inte en lugn stund, du har hållit igång hela dagen. Men ganska snabbt inser du att du egentligen inte har fått något gjort. Du måste göra omstart på allt imorgon igen. Att börja om på samma uppgift flera gånger kräver mental ställtid. Att hela tiden byta fokus från en sak till en annan är särskilt utmanande och det skapar en massa nya aktiviteter (sekundära behov) som bara skapar merarbete, inget mervärde.
Det är detta som Niklas Modig och Pär Åhlström beskriver som ”Effektiviseringsparadoxen” i sin utmärkta och intressanta bok ” Detta är lean – lösningen på effektivitetsparadoxen”. Orsaken till denna paradox är enligt författarna att vi fokuserar på resurseffektivitet istället för flödeseffektivitet.
Aktiviteter som tillfredsställer de sekundära behoven (börja om med att ta fram boken, åka till gymmet och affären igen, hamna på plus hos sonen igen mm) upplevs ofta som värdeskapande men det är viktigt att komma ihåg att dessa aktiviteter inte hade varit nödvändiga om vi genomfört aktiviteten fullt ut första gången. Detta innebär att vi ofta tror att vi är effektiva när vi i själva verket är ineffektiva eftersom en stor del av de arbete som vi gör är merarbete som egentligen aldrig borde ha behövts.
Så se till att fokusera på ett nyårslöfte och istället för på många och se till att du inte hamnar i effektiviseringsparadoxen. Fokusera på flödeseffektivitet istället för resurseffektivitet. Säkerställ att en aktivitet åt gången flödar igenom istället för ha en mängd parallella aktiviteter som bara riskerar att kräva en massa omstarter. När du sedan är tillbaka på jobbet efter helgerna är det bara att försöka införa flödestänket även där och få med dig hela organisationen. Du får nog dock räkna med att det tar ett tag.
Gott Nytt!
/Andreas Bernlind, rådgivningskonsult på Meritmind
