Familjen fick nyligen ett epostmeddelande från en gammal vän. Vår väns dotter planerade en tjänsteresa till Stockholm. Han frågade om dottern kunde bo hos oss då hon är egen företagare och försöker hålla kostnaderna nere. ”Naturligtvis!” – svarade vi med vändande post. ”Vi hörs när det närmar sig”. Vid senare analys är det redan här som vår bristande kommunikation startar. Istället för att fråga när hon kommer och om vi behöver tänka på något speciellt, slutar det med att hon dyker upp en dag före förväntad ankomst och middagen vi hade förberett bestod av grillat kött, när hon är vegetarian.
Denna gång var det inte så allvarligt men i relationer som inte vilar på en vänskap i botten, kan en missuppfattning skapa slitningar som inte går att laga och projekt kan haverera. Ofta lönar det sig att vara lite jobbig och fråga eller informera en extra gång.
Det är extra viktigt att vara tydlig i sin kommunikation om man arbetar med förändringsprojekt, som vi rådgivningskonsulter ofta gör. När vi arbetar med förändringsprojekt, ligger vi konsulter tidsmässigt ofta flera steg före i tankeprocessen. Om vi tar för givet att alla i vår omgivning enkelt förstår vår analys så är vi helt fel ute. Vi processar fördelar och nackdelar i projektgruppen och slutligen omvandlar vi våra tankar till en rekommenderad väg att gå. Den resan ger oss ett försprång.
All information som når oss, tolkar vi genom ett filter av våra egna antagande och värderingar. Vid avsaknad av information, händer det att vi fyller i med våra egna gissningar. Uppfattningen som vi har om saker och ting, är också var och ens egna verklighet. Ibland möter vi medarbetare som är oroliga för att vi, med våra förändringsförslag, skall stöka till deras tillvaro och då måste vi lyssna på deras oro, ta den på allvar och hitta lösningar. Vi måste informera om målet med den planerade förändringen och på ett pedagogiskt sätt få fram vad vinningen är. Det är ju inte säkert att förändringen upplevs som positiv för individen.
När vi är en avsändare av viktig information, bör vi ta för vana att säkerställa att budskapet nått fram på rätt sätt. När vi är mottagare bör vi istället ge konstruktiv feedback och ställa frågor om budskapet är otydligt.
För om vi misslyckas med att få dessa medarbetare med på tåget så går implementationen av våra förändringsplaner alltför långsamt eller i värsta fall havererar de totalt.
Några saker som kan vara bra att tänka på när man vill vara säker på att nå fram:
- Mail är bra men om man skall kommunicera om större förändringar eller försöka få synpunkter på ett ämne så är det bättre med ett telefonsamtal eller ett personligt möte för att kunna fånga upp frågor eller otydligheter.
- Repetera budskapet.
- Öppna upp för dialog genom att ställa frågor.
- Lämna tysta pauser i dialogen för att ge tid för mottagaren att ge respons.
- Ställ kontrollfrågor för att kontrollera att mottagaren tagit emot informationen på avsett sätt.
/ Inger Stockhaus, Rådgivningskonsult på Meritmind.
