Efter en tuff vår inser nu många företag och organisationer att de måste rusta sig bättre för snabba förändringar i omvärlden. Behovet av att ta fram prognoser ökar. Det ger en god känsla och minskar osäkerheten även när allt återgår till det normala. Lars Rosengren, organisationskonsult på Meritmind förklarar i fyra steg hur du kan effektivisera din prognosprocess.
Behovet att ha koll på sin verksamhet är viktigare än någonsin. I dagens snabbt förändrade värld räcker det inte längre att göra en årlig budget. Det behövs en kontinuerlig arbetsmetod för att följa trolig försäljning och de intäkter och kostnader som följer med det. Du behöver också göra regelbundna prognoser som du löpande uppdaterar, gärna varje månad, för att du löpande ska kunna följa att din verksamhet är på väg åt rätt håll och utifrån detta styra den rätt. De flesta företag måste göra en uppskattning över framtida tillväxt- och lönsamhetsutveckling. Planen måste uppfylla tre kriterier.
Den ska vara:
• Träffsäker – realistisk och senare stämma överens med verkligt utfall
• Addera värde – fungera som ett styrmedel för verksamheten
• Effektiv – tidseffektiv och resurssnål samt hålla hög kvalitet till en låg kostnad
Innan krisen ”räckte” det med att första kriteriet uppfylldes. Nu när träffsäkerheten blir svårare flyttas även fokus till de andra kriterierna för att på så sätt öka träffsäkerheten men framförallt öka effektiviteten i framtagandet.
Att skapa en effektiv prognosprocess
En effektiv prognosprocess är affärskritisk och kräver rätt kompetens, system, processer och tydligt ledarskap.
Steg 1: Lägg dig på rätt nivå
I praktiken följer många sälj- och marknadsorganisationer redan försäljningen dagligen/veckovis. Men ofta saknas det systemstöd som gör att den informationen kommer med på rätt sätt. Därför kan det i realiteten vara svårt att hinna jobba aktivt med prognosen.
Genom att från början ha rätt ambitionsnivå för ditt prognosarbete undviker du onödig stress.
Prognosen kan vara strategisk, taktisk, eller användas som ett operativt styrmedel. Traditionellt har prognosarbetet ofta varit taktiskt och används som medel för att följa upp resultat och mål per månad eller kvartal. Men den ger varken tillräcklig bra information för strategiska beslut och heller inte information till linjechefer hur de ska hantera det löpande operativa arbetet. Detta involverar fler personer och kräver insamling av en större mängd data, samt moderna verktyg.
Behovet av att förflytta sig mot att använda prognosen som ett operativt verktyg blir allt tydligare ju snabbare världen förändras.
Behoven skiljer sig beroende av mottagare:
Strategisk nivå: Aggregerad information om intäkter, kostnader, resultat per aggregerade objekt. Exempelvis Kundgrupper/affärsområde, produkt/tjänstegrupper, region.
Taktisk nivå: Allt som ryms i konteringssträngen. Men där saknas information om detaljerade objekt, kund, produkt, tjänst etc. Det gör att den inte riktigt tillför vettig information till vare sig ledningsgrupp eller linjechefer.
Operativ nivå: Här behövs detaljerad information om hur det går för enskilda kunder, produkter, tjänster, projekt per olika säljkanaler, leveranssätt, med mera. Informationen behövs i realtid för att kunna parera och justera eller fokusera på rätt affär.
Fundera på: För vem gör du din prognos? Vad ska den innehålla? Vilken ambitionsnivå behöver du ha för att prognosen ska uppfylla sitt syfte? Ifrågasätt varför vi ekonomer har etablerat en process där vi stänger böckerna en gång i månaden? Kan vi etablera ett förfarande som möjliggör realtidsrapportering av resultat och uppdaterade prognoser?
Steg 2: Välj verktyg
När du vet vilken ambitionsnivå du ska lägga dig på är det dags att välja verktyg och teknik som stödjer ditt arbete.
Om du endast har prognosen som ett strategiskt stöd räcker kanske Excel som verktyg. Men om du ska vara mer operativ behöver du ett modernt budget- och rapporteringsverktyg. Det kommer kosta mer men det kommer också ge bättre underlag och information. Här finns det många nya verktyg och tekniker som hjälper er att skapa en mer effektiv datadriven styrning att välja bland som till exempel RPA, IoT, Big Data och AI.
Fundera på vilka systemstöd som behövs? Är det värt att investera i detta nu för att få bättre koll på risker och scenarios framåt? Vilka leverantörer kan hjälpa till med att få sådana processer på plats?
Steg 3: Se över prognosprocessen
Prognoser, analyser och effekter måste diskuteras regelbundet. Har du inte redan etablerat forum och processer för detta kan det vara en god idé att göra detta nu. Din prognosprocess behöver också anpassas efter din ambitionsnivå.
Om företaget har en etablerad process för att göra regelbundna prognoser med KPI:er och nyckeltal och en drivarbaserad metodik för att ta fram olika scenarios blir det mycket lättare att simulera. Då kan en ensam CFO påverka och ”simulera med olika” KPI:er.
Om det inte finns en etablerad process för detta och prognoser görs i Excel kan processen bli väldigt ineffektivt och omständlig. Prognosen blir lätt en skrivbordsprognos som tar mycket arbete i anspråk. Det är därför viktigt att snabbt etablera en effektiv process för ditt prognosarbete. För detta krävs bra systemstöd. Det är ett nytt tankesätt som måste etableras och förankras.
Fundera på: Hur kan du göra prognosprocessen mer effektiv? Vilka ska vara involverade i processen?
Steg 4: Vilken kompetens behövs?
Att jobba med prognoser är ett tufft jobb som tar mycket tid i anspråk. Speciellt om det varken finns effektiva processer eller rätt verktyg på plats. En person som jobbar med prognoser behöver tänka mer datadrivet, strategiskt och analytiskt än vad som krävs i traditionellt ekonomiarbete. Detta kräver dels en kunskap om dataanalys, men också en insikt och förståelse för affären, samt en vilja att delta i organisationsförändringar och att även driva dessa frågor.
Läs mer om detta i bloggen CFO 2020 – En framtidsfokuserad visionär.
Det är företagets ledning som ansvarar för att varje individ har den nödvändiga analysförmågan, samt stötta denna process med nödvändiga styrmedel.
Fundera på: Vem ska vara ytterst ansvarig för prognosprocessen? Hur ser du till att denna person har rätt förutsättningar för att lyckas?
Se vårt webbinar om ”Den digitala ekonomifunktionen 2020” här.
Är du intresserad av att få mer vägledning kring hur du lyckas med processtyrning, förändringsledning och ledarskap. Se vårt inspelade webbinar om Den digitala ekonomifunktionen 2020.
Kontakta oss så berättar vi mer!