Vi ekonomer lever ofta efter devisen att kvalitet och snabbhet är nyckelfaktorer för en bra finansiell rapportering. Men är det verkligen bara det som avgör hur väl vi lyckas förmedla vårt budskap?
Mycket kraft läggs på kvalitet genom avstämningar på alla möjliga ledder, vilket är viktigt för att skapa förtroende för informationen. Vanligt är också att driva olika typer av projekt för att snabba på bokslutsarbetet och/eller att förbättra systemstödet. Begrepp som lean finance, fast close etc hörs allt oftare.
Men hur mycket tid och kraft lägger vi egentligen på att säkerställa att kunden, ofta en företags- eller affärsledning, får den information som de behöver för att fatta bättre beslut? Och presenteras den på ett bra och pedagogiskt sätt? Med andra ord skapar vi affärsnytta?
- Har vi tagit reda på vad kunden verkligen behöver? Eller producerar vi det som alltid har producerats? Är informationen relevant utifrån dagens behov? Eller säger vi nej till nya önskemål bara för att vi vet att det kommer bli svårt att få fram informationen? Vi som ekonomer bör ta rollen som drivare av processen för att hela tiden kunna bistå med relevant information och därmed kunna vara det pro-aktiva stöd som behövs.
- Och lägger vi tid på att göra informationen tillgänglig? Det kan både vara utifrån ett verktygsperspektiv men inte minst utifrån ett strukturerat upplägg kring vad man vill förmedla med sin rapportering. Vad är viktigast och bör komma först? Hur ska man förstå vad det är som avviker? Hur kan jag som mottagare drilla mig ned till svaret på min fråga? Dessutom erbjuder dagens teknik mer av ”self services” vilket är ett kraftfullt komplement.
För att nå fram hela vägen till alla mottagare behöver mer kraft läggas på kommunikationen av hur vi vill styra verksamheten, hur det hänger ihop och hur vi presenterar det.
För ekonomen är det ofta självklart, men för mottagarna, kunderna, är det inte alltid lika lätt att förstå hur den finansiella logiken fungerar. Resultaträkningen sitter nog hos de flesta men balansräkning och kassaflöde är inte lika självklart. Och vad betyder egentligen alla nyckeltal? Är dessutom informationen på en konsoliderad nivå blir det inte enklare. Här kan mycket vinnas på att lägga lite tid på att visualisera det ekonomiska tänket i organisationen. Om man också uppmuntrar feedback från mottagarna av rapporteringen ökar sannolikheten för att affärsnyttan ökar.
Gör det komplicerade så enkelt det bara går. Då kommer rapporteringen fylla en större funktion som bärare av företagskulturen. Jag bär med mig ett gammalt uttalande från min handledande professor i Uppsala; ”utgå alltid från att ge bästa servicen till läsaren”. Det har hjälpt mig genom åren.
Igår deltog jag i en av Meritminds utbildningar inom ramen för Meritmind Advance. Det var ett webinar som handlade om Excelutbildning i layout och diagram vilket fick mig ytterligare inspirerad att jobba vidare med pedagogiken när det gäller presentation av finansiell information.