Så får du effektiva distansmöten – ledarskapscoachen guidar dig rätt

Nu har många av oss arbetat hemifrån i nästan ett år. Digitala möten har blivit allt vanligare. Men är de alltid så inspirerande? Ledarskapscoachen Catharina Sjögren Froborg vet hur du som chef kan skapa de bästa förutsättningarna för att skapa mer effektiva och engagerade digitala möten. Här är hennes bästa tips för effektiva möten på distans.
– Ansvaret för att virtuella möten blir effektiva och engagerande ligger givetvis på alla deltagarna. Men som chef är det viktigt att du vågar delegera ansvar och att du skapar engagemang genom interaktivitet, säger Catharina Sjögren Froborg.

Så här skapar du effektiva distansmöten

Vikten av en god stämning

Det är viktigt att ha roligt ihop. Men nu när vi inte längre ses fysiskt bör vi anstränga oss lite för att ha kul. Småprat skapar en god stämning och ökar motivationen.  Öppna gärna mötet lite tidigare och småprata (5–7 min). Våga vara lite mer spontan och gå lite utanför ramarna.

Självklart är det viktigt att:
– Hälsa alla välkomna och vara tydlig med när mötet börjar
– Köra en presentationsrunda om inte alla känner varandra
– Tänka på att vara tydlig med hur lång tid ni avsätter för småprat

Kommunikation är A och O

Låt alla i teamet komma till tals. För att öka känslan av närhet och inkludering i ditt team är det viktigt att alla blir sedda och hörda. Då skapas värdefull energi, vilket ger bättre resultat i slutändan. Ett enkelt sätt att lösa det är att bestämma att ni alltid har kameran igång samt att allas röst blir hörd. När kameran är igång kopplar hjärnan ihop röst och kroppsspråk. Hör man bara en röst blir hjärnan trött och vi tappar lättare fokus.

Ha tydliga ramar och regler

På digitala möten blir det ännu viktigare än vid fysiska möten att ha en start- och stopptid, att veta vem som är ansvarig, ha en tydlig agenda, och tydliga actions samt att följa upp från föregående möten. Utvärdera, diskutera, sammanfatta vad har ni kommit fram till.

Bestäm er för vilka kommunikationsmedel ni ska använda och hur de ska användas

En modell för kommunikation kan se ut så här:

• E-post: Inte brådskande/låg komplexitet
• SMS: Brådskande/låg komplexitet
• Digitalt möte och/eller telefonsamtal: Brådskande/hög komplexitet
• Samtal direkt: Både komplext och brådskande

6 enkla regler för effektiva digitala möten

1. Närvaro – kamera på, interaktivitet och fokus.
2. Ha tydliga ramar för mötet – Vad händer ex om någon bryter mot reglerna?
3. Checka in alla deltagare.
4. Dela in mötet i tre faser
   1) förberedelse
   2) själva mötet
   3) efter mötet – ha gärna marginal efteråt så att du kan ta hand om actions och utföra uppgifter direkt.
5. Aktivera samtliga deltagare kontinuerligt genom t ex att gå laget runt, digital tumme upp eller handuppräckning – alla ska vara engagerade.
6. Korta och hellre fler möten – det är svårt att hålla fokus i många timmar. Ägna tiden åt att utvärdera, diskutera och fatta kloka beslut för att sedan gå till action.

Läs också:
Ledarskapscoachen tipsar – så leder du framgångsrikt på distans ⇒
Framtidens arbetsplats– Här är verktygen som bygger team i en digital värld ⇒
Framtidens arbetsplats – Här är framgångstipsen till dig som leder på distans⇒