Dags för nytt system? Att engagera medarbetarna är A och O tipsar konsulten Emelie Olsson

Många ekonomifunktioner står inför att byta eller uppgradera system i syfte att förbättra processer, strukturer och arbetssätt. Vi har tidigare skrivit vad man bör tänka på ur ett affärsmässigt perspektiv vid ett systembyte, men att engagera medarbetare som berörs av systembytet är också viktigt för att göra det så tids- och kostnadseffektivt som möjligt. Emelie Olsson som är konsult på Brightby Bemanning delar med sig av sina erfarenheter och tips.

Emelie Olsson är bemanningskonsult på en ekonomiavdelning på ett större svenskt fastighetsförvaltningsbolag. I syfte att underlätta och förbättra hanteringen av fakturor i bolaget inleddes arbetet med att uppgradera ekonomisystemet till en modernare version för snart ett år sedan.

Implementationen inleddes med att en arbetsgrupp sattes samman där det bestämdes hur flöden och processer skulle se ut. De medarbetare i organisationen som berördes av förändringen fick därefter en två dagar lång utbildning av den nya versionen. Under sommaren hade projektet uppehåll, därefter testades systemet i augusti och gick live den första oktober.

Vad tycker du gick bra i implementationsprocessen?

– Eftersom jag är den medarbetare som har det yttersta ansvaret för fakturahanteringen fick jag vara delaktig i processen från början. Jag fick då inte bara en förståelse för hur systemet var uppbyggt, utan kunde också vara med och föreslå hur processer och flöden skulle se ut. Det var verkligen en fördel.

Vad tycker du hade kunnat göras bättre?

– Det hade varit bättre om utbildning och testning skett i nära anslutning till varandra. Som det var nu hann medarbetare glömma bort hur systemet skulle användas eftersom semestern kom emellan. Nu fick jag många frågor efter det att systemet gått live och då jag jobbar heltid med ekonomin var det svårt att hinna med. Dessutom var det inte helt lätt att förklara hur systemet fungerade när vi inte kunde ses utan allt skedde via Teams.

En introduktionsfilm löste mycket

För att göra det enklare för både nya och gamla medarbetare att lära sig den nya versionen gjordes en introduktionsfilm som förklarar vad medarbetare behöver tänka på och som även innehåller enkla tips.

– Filmen är jättebra och det hade varit bra om vi gjort den från början. Det hade sparat mycket tid för mig, säger Emelie.

Hon tycker också att det hade varit bra att ha ett supportavtal på plats även efter det att systemet gick live. Nu fanns inte det och detta drabbade Emelie som istället fick testa sig fram för att lösa problem som uppstod.

– Jag som alltid varit lite rädd för att göra fel tvingades nu att våga testa olika lösningar. Det har gjort att jag förstår systemet, men att lära sig systemet har tagit mycket tid från mina ordinarie arbetsuppgifter. Hade vi varit två med samma ansvar hade vi enkelt kunna dela arbetsbördan och backa upp varandra.

Emelies 6 tips för att lyckas med systembytet

1. Gör en förstudie och identifiera vilka medarbetare som kommer påverkas och som kan ge värdefull input.
2. Säkerställ att de medarbetare som ska använda systemet är delaktiga från början.
3. Avsätt ordentligt med tid för att testa och lära känna systemet innan ni går live.
4. Ha gärna ett supportavtal med leverantören på plats innan systemet går live.
5. Underskatta inte utbildning – gör gärna en kort instruktionsfilm. Bra även när ni får nya medarbetare.
6. Var inte rädd för att göra fel i början, testa dig fram.

Läs också:

Konsulten tipsar: Så genomförs ett transformationsprojekt på distans ⇒