Genomlysning av redovisningsavdelningen – Stena Line Scandinavia
Utmaning
För att kunna leva sin vision såg Stena Line ett behov av att genomlysa arbetssättet på sin Accounting avdelning, med syfte att arbeta mer enhetligt, förtydliga ägandeskap, främja samarbete och minska sårbarheten mellan de olika affärsdelarna.
Ytterligare ett syfte var att få ett utomstående perspektiv kring vad som kunde förbättras i form av ledning, processer och system.
Uppdrag
Uppdraget var att skapa bättre förutsättningar för samverkan, produktivitet och digitalisering
Stena Lines övergripande vision för Finance är ”One Company approach” samt ”digitalisering i framkant”.
Genomlysning av redovisningsavdelningen och kringliggande avdelningar. Syftet var att ta fram ett nuläge, börläge samt åtgärdsplan för att förbättra ledning och styrning, processer och stöd så att redovisningsavdelningen kan arbeta på ett effektivt sätt.
Nuläget identifierades genom att Meritmind genomförde 18 intervjuer med medarbetare på de berörda enheterna.
Förbättring
Börläget och Meritminds åtgärdsplan innefattade följande förbättringsförslag:
- Aktiv målstyrning som skapar värde för chefer och medarbetare
- Tydliga roller och ansvar inom och mellan avdelningar
- Enhetliga och gemensamma arbetssätt inom och mellan avdelningar
- Metod för att arbeta med ”ständiga förbättringar” inom hela Finance
- Strukturerade utvecklingssamtal om utvecklingsmöjligheter och kompetensutveckling
- Mentorskap för nyanställda
- Initiera nya samarbetsformer över avdelningsgränserna
- Arbeta med teamcoachande aktiviteter för att öka förståelsen för varandras olikheter inom Accounting gruppen.
- Aktivt ledarskap
”Det bästa är att vi nu har fått en metod för hur vi själva ska kunna fortsätta bedriva förbättringsarbete som alla känner starkt engagemang för” Monica Söderbergh, uppdragsgivare och Financial Control Manager”
Efter ca ett år har Stena Line hunnit påbörja flera av förbättringsförslagen och effekterna har varit mycket positiva:
- Genom att arbeta med aktiv målstyrning och bryta ner vision i konkreta mål och aktiviteter har tydlighet skapats och det i sin tur främjar samverkan mellan medarbetare.
- Genom att förtydliga roller och ansvar för avdelningar och medarbetare har chefer fått en bättre översyn, så att ojämn arbetsfördelning kan korrigeras och förutsättningar för enhetliga och effektiva arbetssätt har skapats.
- Genom att implementera en metod att arbeta med ”ständiga förbättringar” inom hela Finance och sätta prioriteringar av förbättringsaktiviteter skapades bättre förutsättningar för medarbetarna att uppnå målen inom utsatt tid och uppnå resultat.
- Genom att föra dialog om utvecklingsmöjligheter och kompetensutveckling samt införa mentorskap för nyanställda ser nu personalen Stena Line som en ännu mer attraktiv arbetsgivare och är benägna att stanna och växa inom bolaget. Ytterligare en effekt är att nyanställda snabbare kommer in i arbetsuppgifterna.
- Genom att initiera nya samarbetsformer över avdelningsgränserna ökade samarbetet vilket skapar bättre förutsättningar att förbättra processer.
- Genom att arbeta med teamcoachande aktiviteter har ett arbetsklimat med ökad produktivitet och ökad positivism skapats. Till följ av detta sätter nu gruppen mer utmanande mål, driver och förutser förbättringar, har en öppen kommunikation, har förståelse för varandras olikheter och har ett bra teamwork.
- Genom ett aktivt ledarskap har medarbetarna blivit mer engagerade, ansvarstagande och självgående. Dessutom har trivsel, kommunikation och samarbete förbättrats i gruppen.