Branschorganisation - Beslutsunderlag upphandling av nytt ERP-system

Utmaning

Organisationen arbetar idag väldigt manuellt med bokföring, fakturering och leverantörsreskontra

Fakturering sker manuellt av konsultansvariga, vilket leder till långa ledtider och stor risk för felaktig eller långsam hantering

Uppföljning av verksamheten sker manuellt med väldigt lite stöd från nuvarande ERP-system

Uppdrag

Meritminds uppdrag var att ta fram ett beslutsstöd för upphandling av ERP-system.

En initial urvalsprocess ledde fram till att åtta potentiella leverantörer valdes ut.

Dessa åtta leverantörer erhöll en kravspecifikation innehållande ett större antal frågor inom flera områden. Frågorna handlade om allt ifrån tidrapportering och fakturering till projektimplementering och licenskostnader

Tre leverantörer valdes ut efter inkomna svar som fick hålla en demonstration.

Förbättring

Organisationen fick en väldigt effektiv och transparent upphandling med ett välgrundat beslutsunderlag med två finalister.

I underlaget fanns en lista med fördjupningsområden för vidare diskussioner med finalisterna.

Organisationen fick ett bra beslutsunderlag för att själva avsluta upphandlingen och göra sitt slutliga val mellan två leverantörer som uppfyller kundens krav på en komplett ERP-lösning