Möbeltillverkare - Projektledning byte av lönepartner och system för outsourcad lön

Utmaning

Bolaget är privatägt med 300 anställda

Lönepartnern anses inte leverera som förväntat. Många fel innan korrekt lön levereras och mycket handpåläggning för bolaget.

Det finns inget system för utlägg, resor eller schemaläggning i dagsläget

Ansvaret för löneprocessen lämnas från Ekonomi till HR-avdelningen. På båda avdelningarna är personalen hårt belastade och det är hög personalomsättningen med många nya medarbetare. Nyckelpersoner med mycket kunskap har lämnat bolaget.

Uppdrag

Meritminds uppdrag har varit att hålla ihop projektet vilket inneburit:
Förändringsledning och resursplanering

Säkerställa dokumentation och kommunikation till alla anställda

Säkerställa att kundens önskemål på nya systemet och tjänsteleverans överensstämmer med avtalet

Agera representant mot tidigare lönepartner för att begära ut nödvändig info och historik

Agera motpart mot den nya lönepartnern och säkerställa planering och leverans

Förbättring

Bolaget fick en kartläggning av processer, arbetssätt och ansvar i organisationen som gav HR-avdelningen en helhetsbild och möjlig-gjorde för dem att ta ägarskap över löneprocessen.

Med hjälp av nytt systemstöd och förbättrade processer minskade de manuella arbetsmomenten och transparensen för medarbetarna ökade.

Säkerställd efterlevnad av kollektivavtal