Upphandling av nytt koncernkonsolideringssystem
Utmaning
Upphandlingen av nytt koncernkonsolideringssystem föregicks av att Meritmind genomförde en verksamhetsanalys i syfte att effektivisera bokslutsprocessen.
En av punkterna i åtgärdsplanen från analysen var att bolaget var i behov att byta ut eller kraftig omstrukturera sitt existerande koncernrapporteringssystem.
Bolaget tog ett beslut att genomföra en upphandling av ett nytt system och då fick Meritmind uppgiften att ansvara för att genomföra denna upphandling.
Uppdrag
En initial urvalsprocess, där Meritminds och bolagets gemensamma erfarenheter låg till grund, ledde fram till att tre potentiella leverantörer valdes ut.
Dessa tre leverantörer erhöll en kravspecifikation innehållande ett antal frågor inom flera områden. Frågorna handlade om allt ifrån specifik funktionalitet för eliminering av förvärvsvärden till projektimplementering och licenskostnader.
Utöver denna kravspecifikation erhöll leverantörerna en relativt detaljerad specifikation över en demo som de skulle genomföra på plats hos kunden.
Förbättring
Bolaget fick en väldigt effektiv och transparent upphandling med välgrundat beslutsunderlag.
Efter en strukturerad utvärdering korades en ”vinnare” och avtalsförhandlingar inleddes.
Kunden fick genom denna upphandling en mycket bra förhandlingsposition gentemot leverantörerna då vi tydligt kunde påvisa såväl möjligheter som risker och brister.