Kraven på att ekonomifunktionen ska vara ett stöd i beslutsfattandet och snabbt kunna bidra med insikter ökar. Det har gjort att allt fler börjat arbeta med datadriven styrning för att kunna leda verksamheten framåt. Det som för några år sedan var utmanande att få till är nu möjligt tack vare tekniker som Machine Learning och Artificial Intelligence.
Men hur vet man vilken teknik man ska välja och hur kommer man i gång? Här berättar Maria Lodhi, förändringsledare på Meritmind, vad som krävs för att ta ekonomifunktionen in i framtiden.
I dag vet de flesta ekonomiansvariga att de måste ta hjälp av smarta IT-system för att få fram underlag som övriga organisationen behöver för att kunna fatta rätt affärsmässiga beslut. Men eftersom detta är ett nytt område för många kan det vara svårt att veta vad som är praktiskt möjligt.
Den breda floran av tekniker som Artificiell Intelligens (AI), Robotic Process Automation (RPA), och Machine Learning (ML) bidrar dessutom till att det blir svårt att veta vilken teknik man ska välja.
En kombination av olika tekniker
För att komma igång är det viktigt att börja i rätt ände. Utgå från varför ni gör förändringen och vad företaget faktiskt vill uppnå. Vill du få till ett snabbare bokslut, arbeta med scenarioplanering, automatisera processer eller analysera data? Vill du möjliggöra insikter, öka kvalitet eller spara tid ? Hur vill du att ekonomifunktionen ska stödja organisationens olika verksamheter? Hur ser er styrmodell ut?
– Det är först när du har svarat på dessa frågor som du kan börja utforska vilka olika tekniker som kan möjliggöra din och bolagets vision. Ofta krävs en kombination av olika tekniker, säger Maria Lodhi.
RPA, AI eller ML?
Många börjar med RPA som är en enklare form av Machine Learning. Med hjälp av denna teknik blir det enklare att stämma av konton och fakturaunderlag, göra betalningar, skicka mail eller genomföra bokningar.
Läs mer i vår checklista för RPA-projekt.
Allt fler jobbar också med prediktiva prognoser där AI och Machine Learning (en enklare form av AI) ger förslag utifrån historisk ekonomisk data i kombination med exempelvis extern information. Man kan också använda detta tankesätt kring reserveringar och andra bokningar vilket drastiskt kortar tiden för bokslut.
För att däremot skapa en alltigenom effektiv ekonomifunktion som bidrar med insikter och stöttar i beslutsfattande används olika typer av Business Intelligence (BI). Detta är ett användningsområde där all form av teknik kan användas. BI hjälper dig att på ett strukturerat och effektivt sätt arbeta med insamling, rapportering och analys av data.
Här kan du läsa mer om BI.
Vad innebär den nya tekniken och tankesätten för människa och medarbetare?
Vi är nog många som funderar vad framtiden för med sig, bland annat genom det teknikskifte vi står inför. På en ekonomifunktion kan det väcka frågor som: Vad händer med min roll när en robot gör hela vårt bokslut? Hur ska min kompetens nyttjas framåt? Vad krävs av mig för att hänga med in i framtiden?
Det är viktigt att ta dessa frågor på allvar och diskutera i gruppen. Var tydlig med varför ni genomför förändringarna, vad målsättningen är och vad det innebär att börja jobba med nya system. Vi behöver lära oss att samarbeta med tekniken, vilket kan kräva andra kompetenser än tidigare. Generellt kan sägas att det är viktigare för framtidens ekonomer att vara bra på IT, ha analytisk förmåga och bra koll på siffrorna samt god kännedom om affären och kunna förmedla detta till andra. Läs mer om kompetens och framtidens ekonomer här.
Hur kan Meritmind hjälpa till med förändringsprojektet?
– Vi på Meritmind kan hjälpa till med allt från vägledning och inledande diskussioner, projekt- och förändringsledning men även under själva implementeringen. Vi börjar med att tydliggöra er målbild, vad vill ni uppnå med förändringen. Här hjälper vi dig att se vad som är möjligt och tänka utanför ramarna. Vidare genomlyser vi verksamheten för att få en tydlig bild av nuläget för att utifrån det se vad som behöver förändras.
Här kan du läsa mer om hur Meritmind arbetar med förändringsledning
Vad har du för råd till de som står inför att ta ekonomifunktionen in i framtiden?
- Ha koll på omvärlden: Lyssna på poddar,se på webbinarier, prata med kollegor, diskutera och gå på events. Begränsa dig inte till ekonomiområdet utan se gärna till fler områden och andra branscher. Inspireras av hur andra gjort.
Här är några exempel:
Så här Skandia fastigheter skapade Ekonomifunktion 2.0.
Så här gjorde Electrolux för att jobba smartare med finansiell planering. - Diskutera internt: Prata om framtiden och vad den innebär för er. Vad har ni för vision? Identifiera vad som krävs för att ta er framåt. Vilken teknik kan hjälpa er? Behövs ny kompetens? Hur kan ni vidareutveckla och kompetensutveckla befintliga medarbetare?
- Börja i liten skala: Det är bättre att börja smått, testa och skala upp än att inte börja alls. När du väl börjar jobba är det lättare att se vad nästa steg är.
- Ta hjälp: Det kan vara tungt att både hantera den löpande verksamheten och att planera, driva och implementera nya system och arbetssätt. En person som har erfarenhet av föreningsledning sedan tidigare har lättare att se vad som är möjligt och hur ni kan anpassa organisationen efter omvärldens krav. Tänk också på att en förändring oftast kräver fler resurser och då kan medarbetarna behöva avlastning för att helhjärtat kunna arbeta i förändringen.
Vill du veta hur Pulsen AB moderniserat företagets ekonomifunktion med hjälp av Machine Learning och Artificial Intelligence? Missa inte vårt event i Göteborg den 22 september. Läs mer och anmäl dig här.
Hör gärna av dig om du vill veta hur vi kan hjälpa dig att modernisera din ekonomifunktion: